Tài Liệu

1) Khái quát chức năng

Chức năng “Tài liệu” giúp cho người dùng có thể lưu trữ toàn bộ tài liệu của dự án và cho phép người dùng khác có thể xem, sửa, xóa, thêm tài liệu. 

Lưu ý: Tính năng được phân quyền tùy theo nhu cầu người dùng

2) Quy trình thực hiện

Bước 1: Tại phân hệ “Quản trị” >> “Tài liệu” 

Màn hình trang chính phân hệ Quản trị 

• Trong chức năng tài liệu có 3 menu:  

+ Danh mục tài liệu: là danh sách tất cả tài liệu không phân theo thư mục. Dùng để tra cứu nhanh. 

+ Tài liệu hội sở: là các mẫu dùng chung cho tất cả các dự án thuộc cùng 1 tổ chức. 

+ Tài liệu dự án: là tài liệu của riêng 1 dự án. 

Lưu ý: quyền xem của các tài liệu là khác nhau. tùy thuộc vào folder đó những ai có quyền xem. Nếu người đó được phân quyền xem (tại phân hệ quản trị) nhưng khi tạo tài liệu không cấp quyền xem sẽ không được xem. 

• Xóa 1 tài liệu phải nhập lý do xóa 

• Nếu tài liệu quan trọng có thể đánh dấu “Sao” để ghim tài liệu lên đầu để không cần phải tìm kiếm mỗi lần xem. 

Tài liệu hội sở

Hiển thị các tài liệu có trong dự án, Mỗi tài liệu đều được đánh số thứ tự. Người dùng có thể bấm vào  tên tài liệu để dẫn đến tài liệu muốn xem. 

* TH1: Tạo danh mục

Bước 2: “Danh mục tài liệu” >> “Danh mục” >> “Tạo danh mục” >> Điền thông tin: Ký hiệu mã, tiền tố, số thứ tự tài liệu đầu tiên, tên loại mã >> “Lưu”.

Màn hình danh mục tài liệu hộ sở 

Màn hình tạo danh mục tài liệu hội sở 

Danh mục tài liệu sẽ có chức năng sửa, xóa.

Màn hình danh mục tài liệu hội sở 

Mã danh mục sẽ hiển thị thao cấu trúc: [ký hiệu mã][tiền tố][số thứ tự]-[tên tài liệu]

* TH2: Tạo tài liệu

Bước 2: “Tài liệu” >> “Thêm mới” >> Điền thông tin tài liệu >> “Thêm tập tin” >> “Tạo” 

Màn hình tài liệu hội sở 

Màn hình tạo tài liệu 

Các tài liệu đều sẽ có chức năng: xem chi tiết, cài đặt quyền, sửa, xóa, yêu thích 

Màn hình tài liệu hội sở 

* TH3: Xem tài liệu

Bước 2: Tại tài liệu muốn xem >> “Xem chi tiết” >> Hiện thông tin tài liệu, danh sách tập tin, lịch sử 

Màn hình tài liệu hội sở 

Người dùng có thể xem tài liệu trực tiếp hoặc tải tài liệu về máy. 

Mục “Lịch sử” sẽ ghi nhận toàn bộ thông tin thay đổi của tài liệu. 

Màn hình chi tiết tài liệu 

* TH4: Cài đặt quyền

Bước 2: Tại tài liệu muốn cài đặt quyền >> “Cài đặt quyền” >> Thay đổi quyền >> Nhập “Lý do” >> “Lưu” 

Màn hình tài liệu hội sở 

Màn hình cài đặt quyền tài liệu 

* TH5: Chỉnh sửa tải liệu

Bước 2: Tại tài liệu muốn sửa >> “Sửa” >> Thay đổi thông tin >> “Lưu” 

Màn hình tài liệu hội sở 

Màn hình chỉnh sửa tài liệu 

* TH6: Xóa tài liệu

Bước 2: Tại tài liệu muốn xóa >> “Xóa” >>  Nhập lý do xóa >> “OK” 

Màn hình tài liệu hội sở 

Màn hình xóa tài liệu 

* TH7: tài liệu yêu thích

Bước 2: Khi nhấn vào dấu “sao” thì sẽ đổi màu và những tài liệu có dấu “sao” sẽ được xếp lên đầu để tiện trong việc tìm kiếm 

Màn hình tài liệu hội sở 

* TH8: Lịch sử xóa

Bước 2: “Tài liệu” >> “Lịch sử xóa” >> sẽ hiển thị toàn bộ tài liệu đã xóa và có thể khôi phục bằng cách nhấn vào “Phục hồi”, tài liệu được phục hồi sẽ nằm trong danh sách tài liệu 

Màn hình tài liệu hội sở 

Màn hình lịch sử xóa tài liệu hội sở 

Tài liệu dự án: tương tự “Tài liệu hội sở”