Tạo Nhóm Quyền

1) Khái quát chức năng

Tạo nhóm quyền là chức năng thuộc phân hệ quản trị, chức năng này giúp chia quyền truy cập cho từng nhóm đối tượng khi tham gia vào hệ thống, việc phân quyền sẽ giúp cho người dùng biết họ nên và có thể thao tác những gì trên hệ thống. Tùy vào vị trí và vai trò của người sử dụng mà họ sẽ được phân chia các quyền tương ứng. Nhờ vào đó sẽ giúp việc quản lý trở nên dễ dàng hơn, giảm thiểu được việc đùn đẩy trách nhiệm hoặc tình trạng xử lý công việc chồng chéo giữa các phòng ban.

2) Quy trình tạo mới nhóm quyền

Bước 1: Tại menu “Tài khoản” >> Chọn “Nhóm quyền” >> Chọn “Thêm mới”

Màn hình chính của chức năng nhóm quyền

Bước 2: Nhập “Tên nhóm quyền” của đối tượng cần thêm mới

Bước 3: Chọn những nhóm quyền đối tượng thêm mới sẽ được truy cập (thuộc 4 phân hệ Quản lý, Vận hành, Thu chi, Quản trị)

Lưu ý: Một đối tượng có thể có được cấp quyền truy cập cho một hoặc nhiều phân hệ.

Màn hình tạo mới nhóm quyền

• Khi người dùng nhấn vào phân hệ Quản lý để phân chia nhóm quyền. Hệ thống sẽ xuất hiện danh sách các chức năng, tương ứng với mỗi chức năng sẽ có những quyền truy cập khác nhau. Tùy vào vai trò đối tượng được thêm mới, người dùng sẽ nhấn chọn những quyền truy cập tương ứng. Mỗi chức năng sẽ có các quyền truy cập: tạo, xem, sửa, xóa, duyệt.
  
  Mô tả các chức năng có trong phân hệ Quản lý

Mô tả dữ liệu
Tương tác	Chức năng tương tác là chức năng giúp cư dân có thể trao đổi thắc mắc, nêu các vấn đề tới BQL. Trong chức năng "Tương tác" sẽ có các chức năng thành phần: hội thoại và chủ đề. Việc phân chia quyền truy cập nhóm chức năng sẽ tương ứng với vai trò và trách nhiệm (tiếp nhận, trao đổi, xử lý) của đối tượng được phân quyền.
Cài đặt	Chức năng cài đặt sẽ giúp thiết lập các thông tin liên quan đến: dự án, tòa nhà, căn hộ, cư dân, đồng hộ nước, điện, danh sách xe và duyệt cư dân.
Phí	Các loại phí trong một dự án: phí quản lý, nước, xe, điện, khác, phí, phí chỉ số.
Quản lý phí	Để quản lý phí người dùng cần quản lý: công nợ, lịch sử công nợ, trước thu phí và trả phí.
Truyền thông	Chức năng truyền thông sẽ liên quan đến những hoạt động, tin tức, sổ tay, cài đặt. Những thông báo, tin tức này sẽ được cập nhật và có thể gửi đến cư dân.
Tiện ích	Chức năng tiện ích sẽ chứa các thông tin liên quan đến tiện ích của dự án. Để quản lý tiện ích cần quản lý các thông tin liên quan đến: đặt chỗ, nhóm tiện ích, loại tiện ích.
Truyền thông	Chức năng truyền thông sẽ liên quan đến những hoạt động, tin tức, sổ tay, cài đặt. Những thông báo, tin tức này sẽ được cập nhật và có thể gửi đến cư dân.
Tiện ích	Chức năng tiện ích sẽ chứa các thông tin liên quan đến tiện ích của dự án. Để quản lý tiện ích cần quản lý các thông tin liên quan đến: đặt chỗ, nhóm tiện ích, loại tiện ích.
Dịch vụ	Chức năng dịch vụ sẽ cung cấp các dịch vụ tại dự án, cư dân có thể tiến hành đặt các dịch vụ. Để quản lý tốt dịch vụ người dùng cần quản lý các thông tin liên quan khác: đơn hàng, nhóm dịch vụ, loại dịch vụ, nhà cung cấp.
Dữ liệu	Dữ liệu là tất cả thông tin liên quan đến dự án. Một dự án người dùng cần quản lý các dữ liệu liên quan đến: căn hộ, cư dân, xe, đồng hồ điện, đồng hồ nước, thông báo, nợ đầu kỳ, đặt dịch vụ.
Lịch sử	Lịch sử là tất cả những hoạt động đã diễn ra trên hệ thống. Việc quản lý lịch sử cho biết hệ thống đã trải qua những thao tác gì, ai là người thực hiện thao tác.

 

Lưu ý: Nếu đối tượng được thêm mới có tất cả quyền tạo, xem, sửa, xóa, duyệt trong cùng một chức năng để thao tác nhanh hơn người dùng có thể nhấn “Chọn tất cả”.

 

Màn hình cấp quyền truy cập phân hệ quản lý (1)

Màn hình cấp quyền truy cập phân hệ quản lý (2)

Màn hình cấp quyền truy cập phân hệ quản lý (3)

Màn hình cấp quyền truy cập phân hệ quản lý (4)

• Mô tả các chức năng có trong phân hệ vận hành

Mô tả dữ liệu
Quản lý thông tin	Để quản lý tốt thông tin người dùng cần quản lý các chức năng thành phần của thông tin: cấu trúc, cài đặt thiết bị, cài đặt dự án. Mỗi đối tượng khác nhau sẽ được phân quyền truy cập khác nhau tại các chức năng này.
Quản lý vật tư	Để quản lý tốt vật tư người dùng cần quản lý các chức năng thành phần của vật tư: thống kê, quản lý kho, vật tư, thương hiệu, nhóm vật tư. Mỗi đối tượng khác nhau sẽ được phân quyền truy cập khác nhau tại các chức năng này.
Dịch vụ thiết bị	Những dịch vụ thiết bị có trong dự án đòi hỏi cần có sự quản lý chặt chẽ. Để quản lý các dịch vụ thiết bị ta cần quản lý các chức năng thành phần: thống kê, thiết bị, nhóm thiết bị cấp 1, nhóm thiết bị cấp 2. Mỗi đối tượng khác nhau sẽ được phân quyền truy cập khác nhau tại các chức năng này.
Quản lý nhân viên	Quản lý nhân viên là một chức năng quan trọng trong phân hệ vận hành. Các chức năng thành phần của chức năng nhân viên mà người dùng cần quản lý bao gồm: thống kê, nhân viên, phòng ban, đối tác.
Check list	Check list là danh sách công việc phải làm (định kỳ, đột xuất,...) của nhân viên.  Để quản lý danh sách công việc tốt hơn người dùng cần quản lý tất cả các danh sách công việc khác: đột xuất, đề xuất, công việc, định kỳ.

 

Màn hình cấp quyền truy cập phân hệ vận hành (1)

Màn hình cấp quyền truy cập phân hệ vận hành (2)

Màn hình cấp quyền truy cập phân hệ vận hành (3)

Mô tả chức năng có trong phân hệ thu chi

Mô tả dữ liệu
Hoạt động thu	Hoạt động thu là chức năng liên quan đến hoạt động thu tiền. Để quản lý hoạt động thu chính xác và hiệu quả người dùng cần quản lý các hoạt động: thu khác, thu vận hành, thu quản lý.
Hoạt động chi	Hoạt động chi là chức năng liên quan đến hoạt động chi tiền. Để quản lý hoạt động chi chính xác và hiệu quả người dùng cần quản lý các hoạt động: chi khác, chi vận hành, chi quản lý.
Báo cáo	Báo cáo là hoạt động báo cáo dòng tiền được sinh ra từ các hoạt động. Các báo cáo có thể báo cáo theo: ngày, tháng, tổng hợp, thu chung.
Tín dụng	Tín dụng được xem như khoản trả trước của cư dân. Việc quản lý tín dụng sẽ quản lý các hoạt động liên quan đến thu chi của cư dân trên hệ thống.

 

Màn hình cấp quyền truy cập phân hệ thu chi (1)

Màn hình cấp quyền truy cập phân hệ thu chi (2)

• Mô tả chức năng có trong phân hệ Quản trị
   

Mô tả dữ liệu
Bảng điều khiển	Khi nhấn vào bảng điều khiển, người dùng sẽ có cái nhìn tổng thể về dự án.
Đơn hàng	Đơn hàng là chức năng quản lý đơn hàng. Chức năng này cho phép người dùng quản lý đơn hàng trên PiHome
Cài đặt	Chức năng cho phép người dùng cài đặt các thông tin liên quan đến dự án và tòa nhà. Những dữ liệu được cài đặt này sẽ được gán đến phân hệ quản lý để từ đó người dùng có thể quản lý, tạo mới thông tin dựa trên những dữ liệu đã cài đặt này.
Tài khoản	Tài khoản là chức năng cho phép người dùng có thể quản lý nhân viên và phân nhóm quyền cho họ.
Lịch sử	Lịch sử là chức năng mà hệ thống sẽ ghi nhận lại toàn bộ thao tác, quá trình mà người dùng sử dụng. Tùy vào nhân sự được phân quyền mà họ có thể trích xuất dữ liệu lịch sử này để phục vụ cho nhu cầu sử dụng.

 

Màn hình cấp quyền truy cập phân hệ quản trị

Bước 4: Nhấn “Tạo” để xác nhận tạo mới nhóm quyền

3) Kết quả

Sau khi tạo nhóm quyền thành công, tại màn hình danh sách “Nhóm quyền” sẽ xuất hiện một dòng dữ liệu mới và có thể dùng "Nhóm quyền" này để gán cho thành viên trong hệ thống.

Note: 

- Sau khi tạo mới thành công, người dùng vẫn có thể chỉnh sửa bằng cách nhấn vào nút chỉnh sửa ở cột “Hành động” (nếu cần)

- Người dùng có thể tìm kiếm nhanh tên “Nhóm quyền”* bằng cách: nhập tên “Nhóm quyền” vào ô tìm kiếm và nhấn vào nút “tìm kiếm” để xác nhận tìm kiếm tên “Nhóm quyền” tương ứng.

- Hệ thống hỗ trợ cả phiên bản tiếng Anh và tiếng Việt 

* Nhóm quyền ở đây đang được sử dụng như chức vụ.