Đặt Lệnh Cấn Trừ

1) Bối cảnh tính năng

Cư dân trả trước 6 tháng hoặc 1 năm cho 1 loại phí. Hệ thống căn cứ vào lệnh cấn trừ được cài đặt trước để khấu trừ tiền trả trước vào đúng tháng phí phát sinh.

2) Mô tả nghiệp vụ

Bước 1: Tạo phiếu thu trả trước 06 tháng phí trả trước theo đúng thực tế, thu tiền bào tín dụng mặc định trong phân hệ thu chi, Mục Hoạt động thu trả trước

Bước 2: Trong tài khoản >> Tín dụng mặc định của căn hộ đã thu trả trước, tạo lệnh cấn trừ tự động theo đúng số tiền và loại phí cần cấn trừ mỗi tháng.

Kết quả: Hàng tháng, Tiến hành ra phí theo kỳ như bình thường, hệ thống sẽ tự gạch nợ và tạo phiếu thu căn cứ vào các lệnh cài đặt trả trước để tạo phiếu thu từ số tiền đã trả trước tương ứng.

3) Chi tiết thực hiện tính năng

Ví dụ tính năng: Cư dân căn hộ B-50 trả trước 06 tháng phí quản xe từ 1/05/2024 đến 31/10/2024.

Bước 1: Tạo phiếu thu trả trước theo thực tế thu 

1. Vào phân hệ thu chi
2. Vào hoạt động thu >> Thu trả trước >> Tạo phiếu thu
3. Nhập hết các trường dữ liệu lương ứng. Lưu ý chọn đúng căn hộ,  chọn tài khoản thu là “Tín dụng mặc định”, nhập đúng ngày thực tế thu
4. Kiểm tra lại thông tin phiếu thu và ấn lưu 

Màn hình tạo phiếu thu trả trước

Bước 2: Tạo lệnh thu tự động 

Tại mục “Tài khoản” >> “Tài khoản căn hộ” >> “Xem chi tiết” >> “Tạo”

Màn hình thống kê danh sách tài khoản căn hộ

 Màn hình chi tiết tài khoản căn hộ

Bước 3: Nhập thông tin vào lệnh thu tự động theo đúng thực tế cần thu theo kỳ

1. Nhập tên: Là lý do thu theo thực tế muốn cấn trừ (như ví dụ)
2. Ngày bắt đầu là ngày hệ thống sẽ chạy lệnh cần trừ hàng tháng. Ví dụ chọn ngày 1/1 nghĩa là 00:00  ngày 1 hàng tháng hệ thống sẽ chạy lệnh cấn trừ 
3. Ngày kết thúc là ngày hệ thống sẽ ngưng lệnh 
4. Chọn loại phí muốn cấn trừ
5. Nhập số tiền muốn cần trừ cho mỗi phiếu thu cần trừ theo tháng (tương ứng 1 tháng phí)

 

 Màn hình tạo lệnh cấn trừ tự động

Màn hinh cấn trừ tự động

Bước 4: Kiểm tra kết quả

Hàng tháng, vào đúng 00:00  “Ngày bắt đầu” được cài đặt theo lệnh cần trừ, hệ thống sẽ tự động gạch nợ và tạo 1 phiếu thu cấn trừ tương ứng.

Biểu đồ cấn trừ phí

* Trường hợp tạo phí sau ngày đặt lệnh cấn trừ

Ví dụ:

• Cài đặt lệnh cần trừ ngày 01/04/2024 nhưng vì ngày đó chưa ra phí tháng 4 nên lệnh chưa cân trừ dòng phí nào
• Ngày 2/4/2024 tạo phí hàng loạt
• Sau khi tạo phí, phần mềm check chạy những lệnh cài đặt ngày 1 và ngày 2 nhưng chưa được cần trừ phí tháng đó thì sẽ được cấn trừ.

Tại phân hệ “Quản lý” >> “Quản lý phí” >> “Phiếu thu” >> “Cấn trừ công nợ”

Màn hình danh sách phiếu thu

Lưu ý:

• Chỉ chạy cho 1 dự án.
• Chạy cho các lệnh đã cài đặt tự động trước ngày bấm chay nhưng chưa chạy thành công.