Quản Lý Cư Dân

1) Khái quát chức năng

Quản lý cư dân là chức năng giúp quản lý có thể quản lý các thông tin từ tổng quan đến chi tiết về cư dân trong tòa nhà đang quản lý. Khi có những sự cố hoặc vấn đề liên quan đến cư dân, quản lý có thể lấy thông tin từ đây đối chiếu hoặc xác thực thông tin.

2) Quy trình quản lý cư dân

Để đến màn hình quản lý cư dân: Tại menu “Quản lý” → Chọn “Cư dân”

Màn hình quản lý danh sách cư dân

Tại đây quản lý có thể nắm được các thông tin về cư dân bao gồm:

Mô tả dữ liệu
Mã cư dân	Là thông tin để phân biệt các cư dân với nhau. Mỗi cư dân trong hệ thống sẽ có một mã định danh duy nhất để phục vụ cho việc quản lý và tra cứu.
Họ tên & Năm sinh	Họ và tên cùng với năm sinh của cư dân.
Mã căn hộ	Mã căn hộ cư dân đang ở.
Căn hộ	Tên căn hộ cư dân đang ở.
Loại	Phân loại cư dân trong căn hộ (ví dụ: chủ hộ, nhân khẩu).
Quan hệ	Mối quan hệ giữa cư dân và chủ hộ (ví dụ: bạn bè/ đối tác, khách thuê...).
Ghi chú	Ghi chú thêm về cư dân nếu có (ví dụ: tình trạng tạm trú, thời gian sinh sống, hoặc các thông tin đặc biệt khác phục vụ công tác quản lý).
Tình trạng	Tình trạng sử dụng căn hộ hiện tại của cư dân (Đang sử dụng, Đã sử dụng, Trống,...).

Ngoài ra, tại màn hình danh sách cư dân còn hỗ trợ các chức năng khác

Mô tả các tính năng
	Cho phép người dùng xem chi tiết thông tin của từng cư dân bao gồm giới tính, ngày sinh, quốc tịch, thông tin tài khoản và thông tin căn hộ.
	Cho phép người dùng cập nhật lại thông tin cư dân khi có thay đổi. Bao gồm chỉnh sửa thông tin tài khoản, thông tin cư dân, thông tin giấy tờ và thông tin căn hộ.
	Cho phép người dùng xóa thông tin cư dân khỏi hệ thống khi cư dân đã rời khỏi dự án hoặc dữ liệu bị trùng lặp.
	Cho phép người dùng đăng xuất tài khoản của cư dân đã chọn khỏi hệ thống để đảm bảo an toàn và bảo mật thông tin.
	Hỗ trợ tùy chọn hiển thị hoặc ẩn các cột thông tin trong danh sách cư dân, giúp người dùng dễ dàng tùy chỉnh giao diện hiển thị theo nhu cầu.
	Cho phép người dùng tìm kiếm cư dân theo nhiều tiêu chí như loại, quan hệ với chủ hộ, họ tên, tòa nhà, tình trạng, trạng thái cài app.
	Cho phép người dùng xuất danh sách cư dân ra file dữ liệu (như Excel)
	Cho phép người dùng tạo mới thông tin cư dân bằng cách nhập các trường thông tin cần thiết và lưu lại khi có cư dân mới chuyển đến.
	Hỗ trợ nhập trực tiếp để tìm kiếm theo mã căn hộ, tên căn hộ, mã cư dân, tên, số điện thoại, email hoặc CMND.

3) Quy trình sử dụng các chức năng

TH2: Cư dân không có số điện thoại

Bước 1: Khởi tạo và Thiết lập loại thông tin

Tại danh sách cư dân, nhấn nút "Tạo mới".
Khi màn hình thêm mới xuất hiện, bạn cần nhấn vào ô chọn "Không có điện thoại". Thao tác này cho phép người dùng nhập thông tin cư dân mà không cần số điện thoại liên kết.
Điền đầy đủ thông tin vào các trường hồ sơ cư dân.

Lưu ý: Tuyệt đối không để trống các trường có đánh dấu sao đỏ (*) vì đây là thông tin bắt buộc để hệ thống định danh cư dân.

Màn hình danh sách cư dân (1)

Màn hình thêm mới cư dân khi không có số điện thoại(2)

Ngoài ra, sau khi điền thông tin nếu muốn thêm “Thông tin bổ sung” thì hãy thiết lập trong phần cài đặt.

Màn hình thêm thông tin bổ sung (3)

Bước 3: Thiết lập căn hộ và Hoàn tất

Thêm căn hộ: Nhấn nút "Thêm căn hộ" để chọn tòa nhà, số căn hộ và vai trò của cư dân (Chủ hộ, thành viên...). Nếu cư dân có nhiều căn hộ, người dùng có thể nhấn thêm nhiều lần để khai báo.

Xác nhận: Nhấn "Lưu" để hệ thống ghi nhận thông tin cư dân mới hoặc nhấn "Hủy" để dừng thao tác và không lưu dữ liệu.

Màn hình thêm căn hộ mới cho cư dân khi không có số điện thoại(4)

TH3: Thay đổi quyền chủ hộ

Nếu căn hộ chỉ có một cư dân, thì hệ thống sẽ ghi nhận cư dân đó là chủ căn hộ.
Nếu căn hộ đó có 2 hay nhiều cư dân, sẽ phải có một cư dân làm chủ hộ để nhận thông tin (thông báo phí, phiếu thu,...) của căn hộ. Người dùng vào phần thông tin căn hộ và bật “Bật tắt quyền căn hộ” để bật quyền chủ hộ của cư dân đó.
Trường hợp có 2 hay nhiều cư dân trong căn hộ nhưng không có cư dân nào được bật quyền chủ hộ thì hệ thống sẽ tự chọn ngẫu nhiên một cư dân (có đủ email, số điện thoại,...) làm chủ hộ.

Màn hình bật/tắt quyền căn hộ

d) Chức năng xem chi tiết cư dân

Sau khi khởi tạo cư dân thành công, hệ thống cho phép bạn quản lý tập trung toàn bộ dữ liệu liên quan đến cư dân đó. Để xem chi tiết, người dùng nhấn vào tên cư dân hoặc biểu tượng "Xem chi tiết" tại danh sách.

Màn hình danh sách cư dân (1)

Tại đây, người dùng có thể nhìn thấy toàn bộ thông tin chi tiết của cư dân bao gồm thông tin tài khoản, thông tin cư dân, thông tin bổ sung và gồm các thông tin khác liên quan đến quản lý vận hành, công việc và kết nối

Màn hình thông tin chi tiết cư dân (2)

Hạng mục	Nội dung chi tiết
Căn hộ	Danh sách các căn hộ cư dân đang sở hữu hoặc đang thuê.
Thanh toán	Lịch sử hóa đơn, tình trạng công nợ (phí quản lý, điện, nước, dịch vụ...).
Hợp đồng	Các hợp đồng thuê mua hoặc hợp đồng dịch vụ đi kèm.
Công việc	Danh sách các công việc cư dân phụ trách.
Nhân sự phụ trách	Thông tin nhân viên chuyên trách hỗ trợ và chăm sóc.
Nhân khẩu	Danh sách thành viên gia đình, người ở ghép.
Hội thoại	Lịch sử trao đổi, tin nhắn trên hệ thống/ứng dụng.
Tài liệu	Kho lưu trữ hồ sơ tài liệu.