Gạch Nợ - Đối Soát

1) Khái quát chức năng

Khi dự án mở cổng liên kết với ngân hàng, cư dân thanh toán phí qua ứng dụng ngân hàng hệ thống sẽ ghi nhận thông tin thanh toán của cư dân. 

2) Quy trình thực hiện

Biểu đồ quy trình thực hiện gạch nợ 

1. Tạo tài khoản:

Thêm mới tài khoản dự án theo hướng dẫn tại đây

2. Cài đặt tài khoản

Bước 1: Tại phân hệ Quản trị >> “Cài đặt” >> “Tài khoản thu phí” >> Chỉnh sửa (nếu chưa có sẽ thực hiện thêm mới) 

Màn hình cài đặt 

Bước 2: Chỉnh sửa thông tin tài khoản thu phí của các loại phí >> “Cập nhật” 

Màn hình chỉnh sửa tài khoản thu phí 

3. Tạo phí và gửi thông báo cho cư dân:

- Tạo phí theo hướng dẫn tại đây 

- Tạo thông báo phí theo hướng dẫn tại đây 

4. Gạch nợ khi cư dân thanh toán qua ứng dụng ngân hàng

Khi thanh toán cư dân sẽ quét mã QR code để nhập thông tin thanh toán, có 2 cách lấy mã QR 

- Tải mã QR code trên ứng dụng cư dân (PiHome Pro) thông qua tính năng “Hóa đơn” 

- Mã QR code từ thông báo phí BQL đã gửi cho cư dân. 

* TH1: Hệ thống gạch nợ tự động/tạo phiếu thu

- Cư dân gạch đúng số tiền cân thanh toán tính đến hiện tại (phí không thay đổi kể từ khi duyệt và ra thông báo phí) 

- Đối với QR code tải trên ứng dụng cư dân (thời gian chờ tối đa 15 phút, 15 phút không thanh toán thì hệ thống  không  gạch nợ tự động nữa>> mà chỉ ghi nhận giao dịch và BQL cần vào tự gạch nợ --> Theo TH2 

Tại phân hệ Quản lý >> “Quản lý phí” >> “Đối soát” >> Nhưng trường hợp đáp ứng đủ điều kiện hệ thống sẽ tự động gạch nợ và thể hiện “Đã tạo phiếu thu tự động”. 

 

*TH2: Các trường hợp còn lại cần đối soát và chủ động gạch nợ.

Bước 1: Tại phân hệ Quản lý >> “Quản lý phí” >> “Đối soát” >> Tìm thông tin giao dịch cần gạch nợ >> “Gạch nợ” 

• Chức năng [Gạch Nợ] : Thao tác sẽ dẫn đến màn hình gạch nợ và xử lý tiếp luồng gạch nợ theo giao dịch của ngân hàng (*). 

Bước 2: Nếu cư dân thanh toán nhiều hơn phí cần đóng >>Tại “Đóng dư”: chọn tài khoản chứa tiền đóng dư của cư dân >> Chọn “Thu” >> Thu đúng số tiền cư dân đã thanh toán 

(*)- Lưu ý:  

• Tại màn hình gạch nợ này, chỉ có thể bật/tắt các loại phí cần thu, không thể chỉnh sửa số tiền. Bên cạnh đó, ngày thanh toán, hình thức thu cũng sẽ không thể thay đổi 

Kết quả: 

Sau khi gạch nợ, dòng giao dịch đó sẽ chuyển thành trạng thái “Đã tạo phiếu thu”. 

• Chức năng [Thu dư]: Áp dụng trong trường hợp BQL nhận thấy CH đang đóng dư hoặc số tiền sẽ không phân bổ theo loại phí trong công nợ, cần thu khoản dư này vào tài khoản căn hộ sau đó sử dụng cấn trừ công nợ --> BQL tiến hành nạp tiền vào tín dụng 

Bước 1: Tại phân hệ Quản lý >> “Quản lý phí” >> “Đối soát” >> Tìm thông tin giao dịch đóng dư >> “Thu dư” 

Bước 2: Chọn tài khoản dự án >> Chọn tài khoản căn hộ (nếu căn hộ có nhiều tài khoản tín dụng và cần chỉ định phí thu dư của căn hộ) >> Kiểm tra thông tin tài khoản căn hộ đã đóng dư >> “Lưu” >> Hệ thống sẽ đưa số tiền cư dân thanh toán dư vào tài khoản mặc định 

Kết quả: 

Sau khi nạp tiền vào tín dụng, dòng giao dịch đó sẽ chuyển thành trạng thái “Đã nạp tín dụng”. 

* TH3: Căn hộ đóng trước và cấn trừ phí

Khi căn hộ thanh toán dư phí hoặc đóng trước phí tháng sau (bằng phương thức chuyển khoản) 

1. Thu tiền vào tín dụng: 

Bước 1: “Quản lý phí” >> “Đối soát” >> Tìm lệnh thu trước phí >> “Thu dư” 

Bước 2: Kiểm tra thông tin nạp tiền vào tài khoản: Tài khoản căn hộ sẽ mặc định là “Tín dụng mặc định” của căn hộ, nếu căn hộ có nhiều tài khoản người dùng có thể chọn tài khoản đúng với nhu cầu >> “Lưu” >> Tiền sẽ được nạp vào tài khoản 

2. Chi cấn trừ 

Bước 1: “Quản lý phí” >> “Danh sách công nợ” >> Tìm căn hộ cần cấn trừ >> “Thanh toán” 

Bước 2: Chọn tài khoản cấn trừ  >> Chọn phí cấn trừ >> “Thu” (người dùng có thể tham khảo tại Cấn trừ và đồng thời gạch nợ) 

Kết quả: 

Hệ thống sẽ cấn trừ số tiền từ tín dụng căn hộ khi thanh toán phí, quá trình này sẽ ghi nhận thu (thu trả trước tiền vào tài khoản căn hộ) và chi (chi tiền cấn trừ) trong báo cáo của tài khoản. 

* TH4: Nạp tiền mặt vào tài khoản ngân hàng

Khi cư dân đóng tiền mặt, BQL muốn nạp tài tài khoản ngân hàng để quản lý, người dùng thao tác như sau 

Bước 1: Tại phân hệ Thu chi >> “Hoạt động chi” >> “Chi về tài khoản ngân hàng” >> “Tạo phiếu chi”

Bước 2: Điền “Thông tin” >> “Chi tiết” để tạo phiếu chi >> “Ghi nhận” 

(-) Lưu ý: Tại mục “Nguồn chi”: chỉ chọn “Tài khoản dự án” và “Hình thức chi” như hình. 

Bước 3: Sau khi tạo phiếu chi, nhân viên sẽ nộp phần tiền đó vào ngân hàng, ngân hàng sẽ báo lệnh đối soát lên hệ thống. 

Sau đó, người dùng sẽ chọn “Thu dư” >> Chọn tài khoản dự án (bỏ trống mục căn hộ)>> “Lưu” >> Tiền sẽ được nạp vào tài khoản dưới hình thức chuyển khoản