Quy Trình Gạch Nợ
QUY TRÌNH GẠCH NỢ KHI CƯ DÂN HOÀN TẤT THANH TOÁN PHÍ
Mục đích:
- Đảm bảo cư dân có thể xem/tra cứu và biết các thông tin liên quan đến khoản phí phải trả
- QL có thể gửi thông báo thanh toán phí đến cư dân hàng loạt
- Đảm bảo việc ghi nhận thông kê báo cáo về việc cư dân thanh toán phí và chuẩn xác hơn
- QL có thể biết và nắm thông tin những cư dân nào đã hoặc chưa thanh toán phí
Thuật ngữ, định nghĩa
|
Service |
Những thao tác tự động hóa trên hệ thống |
|
Online |
Cư dân thanh toán thông qua hình thức (MoMo, Viettel Money, ATM Nội địa, Visa, Master Card, chuyển khoản) |
|
Offline |
Cư dân thanh toán bằng tiền mặt |
|
Gạch nợ |
Ghi nhận cư dân đã thanh toán |
Khuyến cáo: Cư dân nên kiểm tra kỹ các loại phí phải trả trong thông báo phí để tránh tình trạng thanh toán sai. Nếu có sai sót về các khoản phí cư dân nên liên hệ với BQL để được giải quyết.Sau khi thanh toán cư dân nên kiểm tra lại thao tác gạch nợ trên hệ thống đã được ghi nhận hay chưa.
Tiêu chuẩn: Đảm bảo sau khi cư dân thanh toán cư dân phải được gạch nợ trên hệ thống. Các khoản phí phải được gửi đúng và có thông tin chi tiết đến từng căn hộ.
SƠ ĐỒ QUY TRÌNH GẠCH NỢ
DIỄN GIẢI QUY TRÌNH GẠCH NỢ
|
TT |
Bước thực hiện |
Mô tả thực hiện công việc |
Người thực hiện |
|
1 |
Tạo phiếu thông báo thanh toán phí (hàng loạt) |
- QL tạo phiếu thông báo thanh toán các loại phí |
- Quản lý
|
|
2 |
Gửi phiếu thông báo thanh toán phí (hàng loạt) |
- QL gửi thông báo thanh toán các khoản phí phải trả cho tất cả hộ cư dân |
- Quản lý |
|
3 |
Nhận thông báo thanh toán phí |
- Cư dân nhận thông báo thanh toán phí - Thông báo cho phép cư dân xem chi tiết các loại phí mình phải trả - Sau khi xem, cư dân có thể nhấn nút thanh toán phí dưới thông báo để thực hiện thanh toán online (bước 4.2), hoặc dừng thao tác và thanh toán offline (bước 4.1) trực tiếp cho QL sau đó. |
- Cư dân |
|
4.1 |
Thanh toán offline |
- Cư dân gặp trực tiếp QL để thanh toán tiền mặt |
- Cư dân - Quản lý |
|
4.2 |
Thanh toán online |
- Cư dân nhấn vào nút thanh toán dưới thông báo - Cư dân có thể thanh toán online qua nhiều hình thức khác nhau (MoMo, Viettel Money, ATM Nội địa, Visa, Master Card, chuyển khoản) |
- Cư dân - Hệ thống |
|
5.1 |
Thu tiền mặt |
- QL tiến hành thu tiền mặt từ cư dân khi cư dân thanh toán offline và chuyển sang bước 6.1 |
- Quản lý |
|
5.2 |
Thông báo xác nhận đã thu |
- Sau khi cư dân thanh toán online thành công, hệ thống sẽ tự động gửi thông báo xác nhận đã thu đến cư dân - Sau thao tác này hệ thống sẽ tự động chuyển sang bước 8 và cho phép cư dân thực hiện bước 7He |
- Hệ thống |
|
6.1 |
In phiếu thu |
- QL in phiếu thu cho cư dân - Sau khi in phiếu thu, QL có thể chuyển sang bước 7.1 và cho phép cư dân thực hiện bước 7 |
- Quản lý |
|
7 |
Xem/Tra cứu thông tin phiếu thu |
- Cư dân tiến hành xem và kiểm tra lại thông tin phiếu thu đã in(đối với thanh toán offline) - Cư dân có thể xem và tra cứu thông tin các phiếu đã thanh toán trên hệ thống (đối với thanh toán online) |
- Cư dân |
|
7.1 |
Đổ báo cáo thống kê |
- QL sau khi in phiếu thu cho cư dân, có thể ghi nhận báo cáo thống kê lên hệ thống - Báo cáo ghi nhận từ ngày…đến ngày đã thu được bao nhiêu tiền, từ những căn hộ nào, thuộc những loại phí nào, ai là người thu,... |
- Quản lý |
|
8 |
Gạch nợ cư dân |
- Hệ thống ghi nhận cư dân đã thanh toán và xóa những cư dân này ra khỏi danh sách công nợ |
- Hệ thống |
Mẫu phiếu thu:
PHIẾU THU/ RECEIPT VOUCHER
Ngày thu/ Date: 9 thg 4, 2022
Số Phiếu thu/ Code: PT20224000009
Căn hộ/ Apartment name: BL1.011 (PIHOMEDEMO-BL1-011)
Tên chủ hộ/ Householder name: Trần Uyển Chi
Lý do thu/ Reason: Thu phí
|
Diễn giải/ Description |
Tháng/ |
Số tiền/ |
|
PHÍ QUẢN LÝ/ MANAGEMENT FEE (Tổng cộng/ Total: 2.556.000 ₫) |
||
|
- 127.8 m2 (127.8 m2 - 10.000 ₫) |
3/2022 |
1.278.000 ₫ |
|
- 127.8 m2/ Management fee (127.8 m2 - 10.000 ₫) |
4/2022 |
1.278.000 ₫ |
| PHÍ KHÁC/ OTHER FEE (Tổng cộng/ Total: 300.000 ₫) | ||
|
- Phí rác (50.000 ₫) - An ninh trật tự (100.000 ₫) |
3/2022 |
150.000 ₫ |
|
- Phí khác/ Other fee (50.000 ₫) - An ninh trật tự/ ANTT fee (100.000 ₫) |
4/2022 |
150.000 ₫ |
| PHÍ HỆ SỐ/ INDEXED FEE (Tổng cộng/ Total: 50.000.000 ₫) | ||
|
- Phí Gas/ GAs fee |
3/2022 |
50.000.000 ₫ |
| PHÍ NƯỚC/ WATER FEE (Tổng cộng/ Total: 4.770.000 ₫) | ||
|
- Mã đồng hồ/ Clock code: DHNBL-011 (Mức tiêu thụ/ Consumption: 97 - 2.385.000 ₫) |
2/2022 |
2.385.000 ₫ |
|
- - Mã đồng hồ/ Clock code: DHNBL-011 (Mức tiêu thụ/ Consumption: 97 - 2.385.000 ₫) |
3/2022 |
2.385.000 ₫ |
| PHÍ ĐIỆN/ ELECTRICITY FEE (Tổng cộng/ Total: 761.000 ₫) | ||
|
- Mã đồng hồ/ Clock code: DHDBL-011 (Mức tiêu thụ/ Consumption: 72 - 382.000 ₫) |
2/2022 |
382.000 ₫ |
|
- Mã đồng hồ/ Clock code: DHDBL-011 (Mức tiêu thụ/ Consumption: 72 - 379.000 ₫) |
3/2022 |
379.000 ₫ |
| PHÍ GIỮ XE/ PARKING FEE (Tổng cộng/ Total: 2.800.000 ₫) | ||
|
- Xe hơi (59M2-503.08 - 1.200.000 ₫) - Xe máy (51R3-6870 - 100.000 ₫) - Xe máy (59X2-370.55 - 100.000 ₫) |
3/2022 |
1.400.000 ₫ |
|
- Xe hơi/ Car (59M2-503.08 - 1.200.000 ₫) - Xe máy/ Motobike (51R3-6870 - 100.000 ₫) - Xe máy/ Motobike (59X2-370.55 - 100.000 ₫) |
4/2022 |
1.400.000 ₫ |
| Tổng thanh toán/ Total Payment | 61.187.000 ₫ | |
i Số tiền bằng chữ/ Amount in words: Sáu mươi mốt triệu một trăm tám mươi bảy nghìn đồng
Người lập phiếu/ Prepared by Người nộp/ Paid by
Ký, họ tên/ Signature, full name Ký, họ tên/ Signature, full name