Quản Lý Chỉ Số

1) Khái quát chức năng

Quản lý chỉ số là chức năng thuộc phân hệ quản lý, giúp người dùng có thể quan sát và quản lý các chỉ số về điện, nước và hệ số của cư dân. 

Dữ liệu chỉ số về điện và nước sẽ được ghi nhận từ đồng hồ điện và đồng hồ nước. Tại một thời điểm nhất định, các nhân viên sẽ ghi nhận chỉ số điện/nước tại đồng hồ. (Chỉ số được thêm mới lúc này sẽ được hiểu là chỉ số cuối). Để biết cách “Thêm chỉ số” đồng hồ điện hoặc đồng hồ nước nhấn tại đây. 

Dữ liệu chỉ số hệ số sẽ được lấy từ chức năng “Import phí hệ số”. Để biết cách import phí hệ số người dùng có thể tham khảo tại đây. 

2) Luồng hoạt động

a) Quản lý chỉ số điện

Để mở màn hình quản lý chỉ số điện người dùng thực hiện thao tác: Tại menu “Quản lý” >> chọn “Chỉ số” >> chọn “Chỉ số điện”.

Màn hình quản lý chỉ số điện

Tại đây người dùng có thể quan sát và quản lý các thông tin về chỉ số đồng hồ điện:

 

Màn hình quản lý đồng hồ điện

Khi người dùng muốn tìm kiếm, xem các thông tin liên quan đến chỉ số điện người dùng có thể nhập các thông tin tại thanh tìm kiếm. Hệ thống sẽ lọc và hiển thị các dòng thông tin liên quan của chỉ số điện.

Màn thực hiện chức năng tìm kiếm 

Người dùng có thể xuất báo cáo bằng cách chọn tháng >> “Xuất báo cáo”, hệ thống sẽ thông tin danh sách chỉ số điện sẽ được tải xuống dưới dạng file excel phía trên bên phải màn hình. Người dùng có thể nhấn cáo đó để mở xem thông tin danh sách chỉ số nước dưới dạng file excel.

Màn hình thao tác chức năng xuất báo cáo

Màn hình sau khi xuất báo báo chỉ số điện​​​​​​​

b) Quản lý chỉ số nước

Để mở màn hình quản lý chỉ số điện người dùng thực hiện thao tác: Tại menu “Quản lý” >> chọn “Chỉ số” >> chọn “Chỉ số nước”.

Màn hình quản lý chỉ số nước

Tại đây người dùng có thể quan sát và quản lý các thông tin về chỉ số đồng hồ nước:

Màn hình quản lý chỉ số nước

Khi người dùng muốn tìm kiếm, xem các thông tin liên quan đến chỉ số nước người dùng có thể nhập thông tin trên thanh tìm kiếm. Hệ thống sẽ lọc và hiển thị các dòng thông tin liên quan của chỉ số nước bên dưới.

Màn hình thực hiện chức năng tìm kiếm 

Người dùng có thể xuất báo cáo bằng cách chọn tháng >> “Xuất báo cáo”, hệ thống sẽ thông tin danh sách chỉ số nước sẽ được tải xuống dưới dạng file excel phía trên bên phải màn hình. Người dùng có thể nhấn cáo đó để mở xem thông tin danh sách chỉ số nước dưới dạng file excel.

Màn hình thao tác chức năng xuất báo cáo

Màn hình sau khi thực hiện chức năng xuất báo cáo

c) Chỉ số phí hệ số

Để mở màn hình quản lý chỉ số điện người dùng thực hiện thao tác: Tại menu “Quản lý” >> chọn “Chỉ số” >> chọn “Chỉ số phí hệ số”.

Màn hình quản lý danh sách chỉ số

Tại đây người dùng có thể quan sát và quản lý các thông tin về chỉ số đồng hồ điện:

Màn hình quản lý danh sách chỉ số

Khi người dùng muốn tìm kiếm, xem các thông tin liên quan đến chỉ số nước người dùng có thể nhập mã loại phí chỉ số tại ô tìm kiếm. Hệ thống sẽ lọc và hiển thị các dòng thông tin tương ứng.

Màn hình hiển thị kết quả sau khi tìm kiếm 

Hoặc người dùng cũng có thể tối ưu hóa việc tìm kiếm bằng cách sử dụng chức “Tìm kiếm nâng cao”. Người dùng sẽ nhấn vào nút “Tìm kiếm nâng cao” tại màn hình quản lý chỉ số hệ số. Người dùng có thể tìm kiếm theo một hoặc nhiều trường thông tin. 

Lưu ý: Nếu người dùng muốn tìm kiếm theo block và căn hộ người dùng phải thao tác chọn block trước khi chọn mã căn hộ. 

Màn hình thao tác chức năng tìm kiếm nâng cao

Người dùng cũng có thể tạo mới chỉ số phí hệ số của cư dân tại đây. Để sử dụng chức năng tạo mới chỉ số người dùng nhấn vào nút “Tạo” tại màn hình quản lý “Danh sách chỉ số”. 

Người dùng điền đầy đủ thông tin và nhấn “Lưu” để xác nhận tạo chỉ số. Các trường thông tin bắt buộc người dùng phải điền khi tạo chỉ số bao gồm:

 

 

Sau khi nhấn lưu, hệ thống sẽ hiển thị thông báo “Thành công” và màn hình danh sách chỉ số sẽ xuất hiện dòng thông tin vừa được tạo

Màn hình quản lý danh sách chỉ số

Màn hình tạo chỉ số

Màn hình hiển thị sau khi tạo mới chỉ số phí hệ số thành công

d) Điều chỉnh chỉ số điện/nước

TH1: Chưa ra phí

Bước 1: Tại menu Quản lý >> Chọn “Quản lý dự án” >> “Đồng hồ điện/nước” >> tại đồng hồ điện muốn chỉnh sửa >> Chỉnh sửa

Màn hình danh sách đồng hồ điện

Bước 2: Tại phần cập nhật chỉ số >> điều chỉnh >> “Lưu”

Màn hình điều chỉnh chỉ số

Lưu ý: 

- Chỉ số sau phải lớn hơn chỉ số tháng trước

- Trường hợp sai từ tháng trước đó (vd: đang làm tháng 2 nhưng giờ phát hiện chỉ số sai từ tận tháng 1) thì phải xóa tháng 2 đi, sửa tháng 1 xong thì thêm lại cho tháng 2

TH2: Đã ra phí và thanh toán

Bước 1: [Xóa phiếu thu] Tại menu Quản lý >> “Quản lý phí” >> Chọn phiếu thu muốn xóa >> Xóa

Màn hình danh sách phiếu thu

Bước 2: [Xóa phí] Tại menu Quản lý >> “Phí” >> “Phí điện/nước” >> chọn phí cần xóa >> Xóa

Màn hình danh sách phí diện

Bước 3: “Quản lý dự án” >> “Đồng hồ điện/nước” >> Chỉnh sửa >> Chỉnh sửa chỉ số >> “Lưu” >> Tạo lại phí

Tạo lại phí

Màn hình danh sách đồng hồ điện

Màn hình chỉnh sửa chỉ số đồng hồ điện

TH3: Đã ra phí, chưa thanh toán

 Bước 1: [Xóa phí] Tại menu Quản lý >> “Phí” >> “Phí điện/nước” >> chọn phí cần xóa >> Xóa

Màn hình danh sách phí

Bước 2: “Quản lý dự án” >> “Đồng hồ điện/nước” >> Chỉnh sửa >> Chỉnh sửa chỉ số >> “Lưu” >> Tạo lại phí

Màn hình danh sách đồng hồ điện

Màn hình chỉnh sửa chỉ số đồng hồ điện