Cài Đặt Nhóm Vật Tư
1) Khái quát chức năng
Quản lý nhóm vật tư là chức năng thuộc phân hệ vận hành. Chức năng Nhóm vật tư cho phép Ban quản lý tạo, sửa, xóa,... và tổ chức các nhóm vật tư theo nhiều cấp bậc khác nhau (nhóm cha – nhóm con). Việc phân nhóm giúp quản lý kho vật tư khoa học hơn, dễ tìm kiếm, thuận tiện khi xuất/nhập kho và báo cáo tồn kho.
Định nghĩa thuật ngữ
|
Thuật ngữ |
Định nghĩa |
Ví dụ minh họa |
|
Nhóm vật tư |
Cấp quản lý lớn nhất, dùng để phân chia vật tư theo lĩnh vực hoặc bộ phận quản lý. Nhóm vật tư giống như “khoang chứa chính” để gom các loại thiết bị, vật tư cùng tính chất. |
Nhóm An ninh, Nhóm Vật tư Triển khai, Nhóm Vệ sinh, Nhóm Hỗ trợ. |
|
Danh mục vật tư |
Là tập hợp các loại thiết bị/đồ dùng cụ thể nằm trong một Nhóm vật tư. Danh mục vật tư giúp liệt kê rõ “có những loại thiết bị nào” trong nhóm. |
Trong Nhóm An ninh có: Camera, Máy chấm công, Bộ đàm. Trong Nhóm Vệ sinh có: Máy hút bụi, Máy chà sàn. |
|
Vật tư (thiết bị cụ thể) |
Là từng thiết bị riêng lẻ với từng mã barcode. Đây là cấp thấp nhất, gắn với thực tế sử dụng, xuất nhập kho và khấu hao. |
Camera 01, Camera 02 (đều thuộc Danh mục “Camera” trong Nhóm “An ninh”). Máy hút bụi A, Máy hút bụi B (trong Danh mục “Máy hút bụi” thuộc Nhóm “Vệ sinh”). |
2) Quy trình thực hiện
Bước 1: Tại menu “Vận hành” → vào “Vật tư – Kho” → chọn “Nhóm vật tư”. Màn hình hiển thị danh sách các nhóm đã có.
Màn hình quản lý danh sách nhóm vật tư
2.1. Tạo Nhóm vật tư mới
Bước 2: Nhấn vào nút “Thêm nhóm vật tư” ở góc trên bên phải.
Màn hình danh sách nhóm vật tư
Bước 3: Nhập thông tin của hệ thống mới sau đó nhấn “Thêm mới”. Người dùng có thể nhấn “Hủy” để hủy thao tác đang thực hiện.
Màn hình thêm mới nhóm vật tư
Bảng mô tả thuộc tính
|
Thuộc tính |
Mô tả |
|
Danh mục cha |
Chọn nhóm cấp trên để gắn nhóm mới vào. Nếu để mặc định “Danh mục gốc”, nhóm sẽ được tạo ở cấp cao nhất (nhóm lớn). Giúp tổ chức nhóm vật tư theo cấu trúc cha – con rõ ràng. |
|
Mã nhóm (*) |
Mã định danh duy nhất cho nhóm. Dùng để phân biệt các nhóm với nhau, tránh trùng lặp. Nên viết ngắn gọn, dễ nhớ, ví dụ: VT–DIEN, VT–NUOC. |
|
Tên nhóm vật tư (*) |
Tên hiển thị của nhóm (bắt buộc). Đây là tên người dùng nhìn thấy trong danh sách, nên đặt rõ ràng theo mục đích quản lý, ví dụ: Vật tư điện, Vật tư nước. |
|
Mô tả |
Ghi chú thêm thông tin chi tiết về nhóm để dễ nhận diện, ví dụ: “Nhóm quản lý toàn bộ thiết bị điện trong dự án”, hoặc “Nhóm vật tư dành cho triển khai thi công ban đầu”. |
Lưu ý: Các trường có dấu * là bắt buộc.
Kết quả
Nhóm vật tư mới được tạo thành công và hiện tại danh sách nhóm vật tư.
Màn hình danh sách nhóm vật tư
2.2. Chỉnh sửa Nhóm vật tư đã có
Bước 2: Ở danh sách, nhấn nút Chỉnh sửa (biểu tượng bút) tại dòng dữ liệu muốn cập nhật.
Màn hình danh sách nhóm vật tư
Bước 3: Thay đổi thông tin cần thiết → nhấn “Lưu” để cập nhật. Nếu không muốn thay đổi, nhấn Hủy bỏ.
Màn hình chỉnh sửa thông tin nhóm vật tư
Khi chỉnh sửa, hệ thống sẽ hiển thị thông báo xác nhận. Nhấn “Lưu” để cập nhật và lưu thông tin nhóm vật tư vừa thay đổi.
Thông báo xác nhận thao tác chỉnh sửa nhóm vật tư
2.3. Xóa Nhóm vật tư
Bước 2: Ở danh sách, nhấn nút “Xóa” (biểu tượng thùng rác) tại dòng dữ liệu muốn cập nhật.
Màn hình danh sách nhóm vật tư
Hệ thống hiển thị hộp thoại xác nhận → nhấn “Xóa” để đồng ý, hoặc Hủy để quay lại.
Thông báo xác nhận thao tác xóa nhóm vật tư
Lưu ý: Trong danh sách Nhóm vật tư:
- Nếu không có bất kì vật tư nào thuộc nhóm vật tư đó, sẽ hiển thị nút Xóa → cho phép xóa trực tiếp.
- Nếu có ít nhất một vật tư đã thuộc nhóm vật tư đó, nút Xóa sẽ không hiển thị. Muốn xóa, người dùng cần:
+ Vào “Danh mục vật tư” gỡ hoặc chuyển các Vật tư sang Nhóm vật tư khác.
+ Quay lại màn hình “Nhóm vật tư” → lúc này hệ thống mới hiển thị nút Xóa.
Ý nghĩa: Giúp tránh mất dữ liệu và đảm bảo tính toàn vẹn: mỗi Vật tư luôn thuộc về một Nhóm vật tư.
Kết quả
Nhóm vật tư được xóa khỏi danh sách.
Màn hình danh sách nhóm vật tư
Ngày cập nhật: 07/11/2025