Gạch Nợ - Đối Soát

1) Khái quát chức năng

Khi dự án mở cổng liên kết với ngân hàng, cư dân thanh toán phí qua ứng dụng ngân hàng hệ thống sẽ ghi nhận thông tin thanh toán của cư dân. 

2) Quy trình thực hiện

Biểu đồ quy trình thực hiện gạch nợ 

1. Tạo tài khoản:

Thêm mới tài khoản dự án theo hướng dẫn tại đây

2. Cài đặt tài khoản

Bước 1: Tại phân hệ Quản trị >> “Cài đặt” >> “Tài khoản thu phí” >> Chỉnh sửa (nếu chưa có sẽ thực hiện thêm mới) 

Màn hình cài đặt 

Bước 2: Chỉnh sửa thông tin tài khoản thu phí của các loại phí >> “Cập nhật” 

Màn hình chỉnh sửa tài khoản thu phí 

3. Tạo phí và gửi thông báo cho cư dân:

- Tạo phí theo hướng dẫn tại đây 

- Tạo thông báo phí theo hướng dẫn tại đây 

4. Gạch nợ khi cư dân thanh toán qua ứng dụng ngân hàng

Khi thanh toán cư dân sẽ quét mã QR code để nhập thông tin thanh toán, có 2 cách lấy mã QR 

- Tải mã QR code trên ứng dụng cư dân (PiHome Pro) thông qua tính năng “Hóa đơn” 

- Mã QR code từ thông báo phí BQL đã gửi cho cư dân. 

* TH1: Hệ thống gạch nợ tự động/tạo phiếu thu

- Cư dân gạch đúng số tiền cân thanh toán tính đến hiện tại (phí không thay đổi kể từ khi duyệt và ra thông báo phí) 

- Đối với QR code tải trên ứng dụng cư dân (thời gian chờ tối đa 15 phút, 15 phút không thanh toán thì hệ thống  không  gạch nợ tự động nữa>> mà chỉ ghi nhận giao dịch và BQL cần vào tự gạch nợ --> Theo TH2 

Tại phân hệ Quản lý >> “Quản lý phí” >> “Đối soát” >> Nhưng trường hợp đáp ứng đủ điều kiện hệ thống sẽ tự động gạch nợ và thể hiện “Đã tạo phiếu thu tự động”. 

 

*TH2: Các trường hợp còn lại cần đối soát và chủ động gạch nợ.

Bước 1: Tại phân hệ Quản lý >> “Quản lý phí” >> “Đối soát” >> Tìm thông tin giao dịch cần gạch nợ >> “Gạch nợ” 

• Chức năng [Gạch Nợ] : Thao tác sẽ dẫn đến màn hình gạch nợ và xử lý tiếp luồng gạch nợ theo giao dịch của ngân hàng (*). 

Bước 2: Chọn “Thu” >> Thu đúng số tiền cư dân đã thanh toán 

(*)- Lưu ý:  

• Tại màn hình gạch nợ này, chỉ có thể bật/tắt các loại phí cần thu, không thể chỉnh sửa số tiền. Bên cạnh đó, ngày thanh toán, hình thức thu cũng sẽ không thể thay đổi 

Kết quả: 

Sau khi gạch nợ, dòng giao dịch đó sẽ chuyển thành trạng thái “Đã tạo phiếu thu”. 

• Chức năng [Thu dư]: Áp dụng trong trường hợp BQL nhận thấy CH đang đóng dư hoặc số tiền sẽ không phân bổ theo loại phí trong công nợ, cần thu khoản dư này vào tài khoản căn hộ sau đó sử dụng cấn trừ công nợ --> BQL tiến hành nạp tiền vào tín dụng 

Bước 1: Tại phân hệ Quản lý >> “Quản lý phí” >> “Đối soát” >> Tìm thông tin giao dịch đóng dư >> “Thu dư” 

Bước 2: Chọn tài khoản dự án >> Kiểm tra thông tin tài khoản căn hộ đã đóng dư >> “Lưu” >> Hệ thống sẽ đưa số tiền cư dân thanh toán dư vào tài khoản mặc định 

(*) - Lưu ý:  Tại bước này, nếu nộp tiền từ tiền mặt vào tài khoản ngân hàng thì bỏ qua mục chọn thông tin căn hộ. 

Kết quả: 

Sau khi nạp tiền vào tín dụng, dòng giao dịch đó sẽ chuyển thành trạng thái “Đã nạp tín dụng”.