Thiết Lập Tài Khoản Thu Phí

1) Khái quát chức năng

Giúp Ban quản lý quy định tiền thu của từng loại phí sẽ được đưa vào tài khoản nào (VD: tiền mặt, tài khoản ngân hàng, quỹ dự án…). Nhờ đó, khi cư dân nộp tiền, hệ thống sẽ tự động cộng số tiền vào đúng tài khoản mà bạn đã chọn. Đồng thời, báo cáo “Tài khoản dự án” luôn khớp với thực tế, dễ dàng theo dõi và đối soát.

Mục tiêu: 

• Thu phí đến đâu, hệ thống ghi nhận đúng tài khoản đến đó. 
• Báo cáo số dư/đối soát tại mục Tài khoản dự án luôn khớp. 
• Quản lý tiền trả trước/nộp thừa (Thu dư) và cấn trừ vào kỳ sau.

2) Thiết lập tài khoản thu phí

Bước 1: Tại phân hệ “Quản trị” → “Cài đặt” trên thanh sidebar bên trái. Nhấn “Thêm mới” để hệ thống mở form Cài đặt.

Bước 2: Tại mục “Chọn loại”, chọn “Danh sách”.

Bước 3: Tại mục “Chọn key”, chọn “Tài khoản thu phí”.

Bước 4: Nhập “Mô tả” danh sách.

Trong khu vực Giá trị của key: 

• Nhóm “Thu quản lý” – chọn tài khoản ghi nhận khi thu từng loại phí: Phí quản lý, Phí nước, Phí điện, Phí xe, Phí bảo trì, Phí vệ sinh, Phí khác… → Mỗi dòng chọn một tài khoản dự án từ danh sách xổ xuống (VD: “TK2”, “TK1”, “Quỹ tạm thu”…). 
• Nhóm “Thu trả trước và Chi trả trước” 

               + Thu dư: tài khoản giữ tiền nộp thừa/trả trước 

               + Cấn trừ: tài khoản dùng khi lấy tiền Thu dư để trừ công nợ kỳ sau.

Bước 5: Sau khi nhập đầy đủ thông tin, nhấn “Thêm mới” để lưu. Nếu không muốn lưu, chọn “Hủy” bỏ để thoát.

Kết quả

Khi lưu thành công, thông tin cấu hình xuất hiện trong Danh sách Cài đặt và có thể bật/tắt hoặc chỉnh sửa bất cứ lúc nào.

 

3) Quản lý chỉnh sửa và bật/tắt cài đặt

Người dùng có thể:

4) Khi vận hành thực tế

• Khi cư dân nộp tiền, hệ thống tự động đưa số tiền vào tài khoản mà bạn đã cài. 
• Nếu cư dân nộp dư hoặc trả trước, tiền sẽ nằm trong tài khoản Thu dư. Kỳ sau, hệ thống tự động lấy tiền đó để cấn trừ công nợ. 
• Ban quản lý có thể kiểm tra số dư chi tiết tại: Trong phân hệ “Thu chi” → vào “Tài khoản” → Chọn “Tài khoản dự án”.

 

 

5) Ví dụ thực tế

Cấu hình tài khoản: 

• Phí quản lý → TK2 (Vận hành) 
• Phí điện, nước → TK1 (Tạm thu) 
• Phí xe → TK2 (Vận hành) 
• Thu dư & Cấn trừ → Quỹ kết dư 

Tình huống thực tế: 

• Tháng 8, cư dân nộp 1.000.000đ phí quản lý → hệ thống tự động ghi vào TK2 (Vận hành). 
• Đồng thời, cư dân nộp 800.000đ tiền điện tháng 7 → vào TK1 (Tạm thu điện nước). 
• Nộp thêm 100.000đ phí xe tháng 8 → vào TK2 (Vận hành). 
• Tổng cộng cư dân đưa 1.900.000đ, nhưng thực tế công nợ chỉ 1.700.000đ. Vậy 200.000đ còn dư → ghi nhận vào Quỹ kết dư (Tài khoản cư dân - dưới dạng thu dư mặc định). 
• Tháng 9, hệ thống sẽ tự động trừ 200.000đ này vào công nợ mới.

Ngày cập nhật: 30/10/2025