Gạch Nợ Và Cấn Trừ Nợ
1) Khái quát chức năng
Gạch nợ và cấn trừ nợ là chức năng thuộc phân hệ quản lý. Giúp người dùng thực hiện các thao tác gạch nợ, thu dư hoặc cấn trừ những khoản nợ khi cư dân thanh toán. Tùy vào nghiệp vụ mà người dùng có thể thực hiện gạch nợ hàng loạt cho cư dân hoặc gạch nợ từng hộ dân. Khi thao tác gạch nợ trên hệ thống được thực hiện thành công, những hộ dân được gạch nợ sẽ được xóa khỏi "Danh sách công nợ". Đồng thời các khoản nợ đã được thanh toán cũng sẽ được gửi đến cư dân dưới dạng phiếu thu để cư dân có thể rà soát lại thông tin và phản hồi nếu có sai sót.
Đối với chức năng cấn trừ, thao tác này chỉ sẽ được diễn ra với những cư dân có đăng ký tín dụng.
2) Quy trình gạch nợ cho cư dân
Gạch nợ cho từng hộ dân
Bước 1: Tại phân hệ Quản lý >> chọn “Quản lý phí” >> chọn “Công nợ”.
Màn hình quản lý danh sách công nợ
Bước 2: Nhấn vào nút “Thanh toán” ở cột thao tác tương ứng với hộ dân mà người dùng muốn gạch nợ.
Bước 3: Nhập số tiền thực nhận >> chọn mẫu phiếu thu >> “Thu”
Hệ thống sẽ đối chiếu với khoản phải thu. Tại đây sẽ có 3 trường hợp xảy ra
-
Nếu thực nhận ít hơn khoản phải thu hệ thống sẽ ghi nhận lại khoản tiền còn thiếu.
-
Nếu khoản thực nhận bằng khoản phải thu hệ thống sẽ ghi nhận và xóa nợ
-
Nếu khoản thực nhận nhiều hơn khoản phải thu: người dùng sẽ chọn tài khoản chứa phần tiền còn dư (nếu căn hộ có nhiều tài khoản tín dụng) của căn hộ đó tại phân hệ “Thu chi”.
Kết quả
Sau khi nhấn thu, hệ thống sẽ thông báo thành công vào trả về màn hình danh sách công nợ
Kết quả sau khi nhấn lưu thao tác thanh toán
Dòng phí tương ứng ở màn hình Phân hệ Quản lý >> “Chi tiết phí” sẽ được chuyển trạng thái thành [Đã thanh toán]
Cấn trừ nợ và đồng thời gạch nợ
Bước 1: Tại phân hệ Quản lý >> “Quản lý phí” >> “Danh sách công nợ” >> Tìm căn hộ cần gạch nợ >> “Thanh toán”
Bước 2: Tích chọn tài khoản tín dụng cần dùng để cấn trừ >> Tích chọn mục cần cấn trừ
Bước 3: Sau khi cấn trừ >> Chọn “Thu...” để gạch nợ
Xem thống kê
Bước 1: Tại phân hệ Quản lý >> “Quản lý phí” >> “Danh sách công nợ”/”Phiếu thu” >> “Xem thống kê”
Bước 2: Hệ thống hiện bảng thống kê kỳ phí >> Chọn “Xem báo cáo” >> Hiện toàn bộ báo cáo thu chi trong kỳ (người dùng lướt sang phải để xem toàn bộ báo cáo)
Người dùng có thể xuất báo cáo dưới dạng excel bằng cách nhấn “Xuất báo cáo” tại phía trên bên phải màn hình
Gạch nợ - Thu dư
Bước 1: Tại phân hệ Quản lý >> “Quản lý phí” >> “Công nợ"
Bước 2: Tại căn hộ cần gạch nợ - thu dư >> “Thanh toán”
Bước 3: Nhập số tiền (nhiều hơn số tiền phải thanh toán) tại dòng phí cần thu >> Tại phần “Đóng dư”: sẽ hiển thị số tiền dư >> “Thu...”
VD: Căn hộ PDM-A-007 thu dư phí giữ xe 200.000đ
Kết quả
Số tiền dư sẽ được chuyển vào tài khoản “Thu dư phí giữ xe” của căn hộ
Lưu ý chọn nút thu khi gạch nợ
Khi gạch nợ, chọn nút thu 1 (màu cam) hay nút 2 (màu xanh)
-
Nút 1 (màu cam): Khi thu dư, số tiền thu vào lớn hơn số tiền cần thanh toán.
-
Nút 2 (màu xanh): Khi thu đúng số tiền cần thanh toán
=> Người dùng lưu ý xem chính xác số tiền thu ở 2 nút thu khớp với số tiền cần thu để chọn nút thu cho hợp lý.