Cài Đặt Mẫu Phiếu Thông Báo

1) Khái quát chức năng

Cài đặt mẫu phiếu thông báo là chức năng thuộc phân hệ quản lý. Chức năng này cho phép người dùng có thể dùng để tạo những mẫu phiếu thông báo tùy vào nhu cầu và phong cách hiện tại của chung cư. Những mẫu phiếu này khi được tạo thành công sẽ được dùng để làm phiếu thông báo gửi đến cư dân. 

Để tạo được mẫu phiếu thông báo hoàn chỉnh, trước tiên người dùng cần tạo mẫu "Chân phiếu thông báo". Mẫu chân phiếu thông báo thường là biểu mẫu giúp bổ sung những thông tin cần thiết, thông tin liên hệ cho mẫu phiếu thông báo. Vì vậy, sau khi tạo thành công mẫu chân phiếu thông báo, những mẫu chân phiếu thông báo này sẽ được gán vào chức năng tạo phiếu thông báo. Người dùng có thể tạo nhiều mẫu chân thông báo khác nhau, để khi tạo mẫu phiếu thông báo người dùng có thể chọn mẫu chân phiếu thông báo phù hợp.

2) Quy trình tạo mẫu phiếu thông báo

a) Tạo mẫu chân phiếu thông báo

Bước 1: Tại menu “Quản lý” >> chọn “Quản lý dự án” >> chọn “Dự án”

Bước 2: Tại màn hình quản lý danh sách dự án người dùng nhấn vào nút “Chỉnh sửa” tương ứng với dự án mà người dùng muốn tạo biểu mẫu thông báo. 

Bước 3: Người dùng cuộn xuống cuối màn hình >> nhấn chọn “Quản lý biểu mẫu thông điệp”. 

Màn hình quản lý danh sách dự án

Màn hình thực hiện thao tác chỉnh sửa dự án

Bước 4: Chọn “Tạo thông điệp biểu mẫu” >> chọn “Tạo chân phiếu thông báo”.

Màn hình quản lý biểu mẫu thông điệp

Bước 5: Điền đầy đủ thông tin của biểu mẫu bao gồm:

b) Tạo phiếu thông báo

Bước 1: Tại menu “Quản lý” >> chọn “Quản lý dự án” >> chọn “Dự án”

Bước 2: Tại màn hình quản lý danh sách dự án người dùng nhấn vào nút “Chỉnh sửa” tương ứng với dự án mà người dùng muốn tạo biểu mẫu thông báo. 

Bước 3: Người dùng cuộn xuống cuối màn hình >> nhấn chọn “Quản lý biểu mẫu thông điệp”.

Màn hình quản lý danh sách dự án

Màn hình thực hiện thao tác chỉnh sửa dự án

Bước 4: Chọn “Tạo thông điệp biểu mẫu” >> chọn “Tạo mẫu phiếu thông báo”.

Màn hình quản lý biểu mẫu thông điệp

(Sau khi nhấn vào “tạo mẫu phiếu thông báo”, tại đây sẽ xuất hiện các biểu mẫu, người dùng có thể nhấn chọn một trong các biểu mẫu đó và tiến hành chỉnh sửa để phù hợp với mục đích sử dụng.)

Màn hình hiển thị các mẫu thông báo có sẵn

Bước 5: Nhấn chọn biểu mẫu cần sử dụng >> chỉnh sửa thông tin biểu mẫu.

Bước 6: Tại đây, người dùng có thể nhấn chọn mẫu chân phiếu thông báo muốn hiển thị.

Màn hình tạo mẫu phiếu thông báo

Màn hình hiển thị sau khi nhấn chọn mẫu chân phiếu thông báo

3) Kết quả

a) Tạo thành công mẫu chân phiếu thông báo

Sau khi tạo thành công mẫu chân phiếu thông báo, mẫu chân phiếu thông báo này sẽ được ghi nhận vào danh sách mẫu chân phiếu thông báo tại chức năng quản lý biểu mẫu. Đồng thời thông tin mẫu chân phiếu thông báo vừa được tạo cũng sẽ được gán vào chức năng tạo mới mẫu phiếu thông báo.

Màn hình danh sách mẫu chân phiếu thông báo

b) Tạo thành công mẫu phiếu thông báo

Sau khi tạo thành công mẫu phiếu thông báo, mẫu phiếu thông báo này sẽ được ghi nhận vào danh sách mẫu phiếu thông báo tại chức năng quản lý biểu mẫu. Tùy vào mục đích sử dụng mà người dùng có thể gửi loại biểu mẫu thông báo tương ứng đến cho cư dân.

Lưu ý: Người dùng vẫn có thể chỉnh sửa các mẫu phiếu thông báo sau khi đã tạo thành công

Màn hình danh sách mẫu phiếu thông báo