Cài Đặt Danh Mục Vật Tư

Thuật ngữ

Định nghĩa

Ví dụ minh họa

Nhóm vật tư

Cấp quản lý lớn nhất, dùng để phân chia vật tư theo lĩnh vực hoặc bộ phận quản lý. Nhóm vật tư giống như “khoang chứa chính” để gom các loại thiết bị, vật tư cùng tính chất.

Nhóm An ninh, Nhóm Vật tư Triển khai, Nhóm Vệ sinh, Nhóm Hỗ trợ.

Danh mục 

vật tư

Là tập hợp các loại thiết bị/đồ dùng cụ thể nằm trong một Nhóm vật tư. Danh mục vật tư giúp liệt kê rõ “có những loại thiết bị nào” trong nhóm.

Trong Nhóm An ninh có: Camera, Máy chấm công, Bộ đàm. Trong Nhóm Vệ sinh có: Máy hút bụi, Máy chà sàn.

Vật tư (thiết bị cụ thể)

Là từng thiết bị riêng lẻ với từng mã barcode. Đây là cấp thấp nhất, gắn với thực tế sử dụng, xuất nhập kho và khấu hao.

Camera 01, Camera 02 (đều thuộc Danh mục “Camera” trong Nhóm “An ninh”). Máy hút bụi A, Máy hút bụi B (trong Danh mục “Máy hút bụi” thuộc Nhóm “Vệ sinh”).

Thuộc tính

Mô tả

Nhóm vật tư (*)

Chọn nhóm đã được tạo sẵn để phân loại vật tư theo mục đích sử dụng hoặc đặc thù.

Thương hiệu (*)

Tên nhà sản xuất hoặc thương hiệu của vật tư (ví dụ: Panasonic, Samsung…). Thông tin này quan trọng để phân biệt chất lượng và nguồn gốc.

Loại vật tư (*)

Chia theo đặc tính sử dụng: 

– Tài sản cố định hữu hình: có hình dạng cụ thể, giá trị lớn, dùng lâu dài (máy móc, thang máy).

– Tài sản cố định vô hình: không có hình dạng vật chất (phần mềm, bản quyền). 

– Vật tư tiêu hao: dùng 1 lần hoặc trong thời gian ngắn (bóng đèn, giấy in, hóa chất, nhiên liệu chất lỏng). 

– Vật tư thay thế: phụ kiện, linh kiện dự phòng (bộ lọc nước, pin dự phòng). 

– Công cụ dụng cụ: thiết bị hỗ trợ công việc nhưng giá trị nhỏ, thời gian sử dụng trung bình (kìm, khoan tay).

Mã vật tư (*)

Mã định danh duy nhất cho từng vật tư trong hệ thống. Thông thường, mã này được tạo thành từ sự kết hợp của “Mã nhóm vật tư” và “Mã thương hiệu”, kèm theo số thứ tự để đảm bảo không trùng lặp (ví dụ: VTC–PA–01 trong đó VTC = Nhóm vật tư, PA = Thương hiệu Panasonic, 01 = số thứ tự).

Tên vật tư (*)

Tên hiển thị trong hệ thống, giúp người dùng dễ nhận diện (ví dụ: “Thẻ thang máy 03”).

Đơn vị (*)

Đơn vị đo lường số lượng (ví dụ: cái, bộ, m2, kg…). Thông tin này đảm bảo việc nhập – xuất – tồn được thống nhất.

Giá tham khảo (*)

Giá ước tính hoặc giá trị trung bình để quản lý, không bắt buộc phải là giá mua thực tế. Giúp BQL nắm tổng giá trị kho.

Thời gian 

bảo hành (tháng) (*)

Số tháng bảo hành vật tư theo cam kết của nhà cung cấp (ví dụ: 12 tháng cho thiết bị điện tử). Hệ thống có thể nhắc nhở khi gần hết hạn bảo hành.

Thông số cảnh báo 

tồn kho

Gồm tồn kho tối thiểu và tồn kho tối đa: 

– Tồn kho tối thiểu: số lượng nhỏ nhất cần có, nếu thấp hơn hệ thống cảnh báo để kịp nhập thêm. 

– Tồn kho tối đa: số lượng tối đa cho phép, nếu vượt quá sẽ cảnh báo để tránh nhập thừa, chiếm chỗ hoặc lãng phí vốn.

Thời gian áp dụng 

khấu hao (*)

Xác định mốc bắt đầu tính khấu hao: 

– Tính từ ngày nhập kho: hệ thống tự động lấy ngày nhập kho làm mốc. 

– Thời gian khác: người dùng tùy chỉnh (ví dụ: từ ngày đưa vào sử dụng).

Loại khấu hao (*)

Khấu hao = phân bổ giá trị tài sản theo thời gian. Trong phần này, tùy theo loại khấu hao mà giao diện sẽ hiển thị thêm các trường thông tin khác nhau. Các loại khấu hao bao gồm: 

– Không tính khấu hao: thường áp dụng cho vật tư tiêu hao. 

– Đường thẳng: Hiển thị trường Thời gian khấu hao (ngày). Người dùng nhập số ngày dự kiến sử dụng → hệ thống sẽ tự động phân bổ chi phí khấu hao đều theo từng ngày trong suốt thời gian này.

– Theo công suất: hao mòn phụ thuộc vào mức độ sử dụng. Hiển thị thêm các trường: Tổng công suất (ví dụ: số giờ vận hành máy, số km chạy được…). Đơn vị tính (giờ, km, lượt...). Giá trị thanh lý: giá trị ước tính còn lại khi thanh lý.

– Số dư giảm dần: khấu hao nhiều ở giai đoạn đầu, giảm dần về sau (áp dụng cho tài sản nhanh lỗi thời). Hiển thị “Bảng khấu hao số dư giảm dần” gồm các cột: Số ngày: khoảng thời gian áp dụng hệ số. Hệ số tính khấu hao: tỷ lệ áp dụng trong giai đoạn đó. Người dùng có thể thêm dòng để khai báo nhiều giai đoạn khác nhau.