Đối Soát (Mở rộng)
1) Khái quát chức năng
Chức năng giao dịch ngân hàng là chức năng thuộc phân hệ quản lý. Giúp quản lý ghi nhận và quản lý các giao dịch thanh toán phí của cư dân thông qua hình thức chuyển khoản ngân hàng. Khi có cư dân thanh toán phí bằng hình thức chuyển khoản qua ngân hàng, cư dân bắt buộc phải chuyển khoản đúng nội dung mà quản lý đã yêu cầu. Vì hệ thống sẽ dựa vào nội dung chuyển khoản này để phân biệt khoản thanh toán đó đến từ căn hộ nào trong chung cư. Những trường hợp thanh toán chuyển khoản có nội dung sai với định dạng ban quản lý sẽ rà soát thông tin và đối chiếu xác nhận lại với cư dân. Sau đó tiến hành gạch nợ trên hệ thống cho cư dân.
2) Quy trình gạch nợ online
Khi cư dân tiến hành thanh toán online tại app cư dân thành công. Thông tin sẽ được hiển thị tại trang quản lý “Giao dịch ngân hàng”.
Tại đây sẽ có 4 trường hợp xảy ra:
Trường hợp 1: Nếu cư dân tiến hành thanh toán đúng định dạng “nội dung” và số tiền cần thanh toán, hệ thống sẽ tự động gạch nợ cho cư dân. Đồng thời những căn hộ này có ghi nhận lại mã căn hộ trên trang quản lý.
Trường hợp 2: Nếu cư dân thanh toán đúng “nội dung” nhưng số tiền thanh toán của cư dân không khớp với khoản thanh toán. Lúc này quản lý cần rà soát thông tin và tìm kiếm thông tin cư dân đã thanh toán.
- Nếu số tiền thanh toán nhỏ hơn khoản nợ thực tế. Số tiền này sẽ được chuyển sang ví tín dụng của cư dân tương ứng. Quản lý sẽ tiến hành xác nhận các khoản phí mà cư dân muốn thanh toán trước và tiến hành gạch nợ các loại phí đó. Các khoản phí còn thiếu lại sẽ được quản lý thống kê và gửi phiếu thông báo thanh toán phí đến cư dân. Đồng thời số tiền còn thiếu của cư dân sẽ được ghi nhận tại cột “Số dư” dưới hình thức âm.
- Nếu số tiền thanh toán lớn hơn khoản nợ thực tế. Hệ thống sẽ tự động “Gạch nợ” cho cư dân và số tiền còn dư sẽ được hệ thống ghi nhận vào ví “Tín dụng” của căn hộ tương ứng. Đồng thời số tiền còn dư sẽ được hiển thị tại cột “Số dư” trên trang quản lý.
Trường hợp 3: Cư dân tiến hành thanh toán chưa đúng định dạng “nội dung” nhưng số tiền thanh toán bằng đúng khoản phí cần thanh toán. Lúc này quản lý sẽ tiến hành rà soát và xác nhận với cư dân tương ứng dựa trên thông tin giao dịch. Sau khi đã xác nhận đúng căn hộ và cư dân đã thanh toán quản lý sẽ tiến hành “Gạch nợ” bằng cách nhấn “gạch nợ” và chọn “Block” và “Tên căn hộ” tương ứng.
Trường hợp 4: Cư dân tiến hành thanh toán nhưng số tiền thanh toán không khớp với khoản phí cư dân đang nợ và nội dung chuyển khoản sai định dạng. Lúc này quản lý cần rà soát thông tin và tìm kiếm thông tin cư dân đã thanh toán. Quản lý sẽ tiếp tục tiến hành xác nhận các khoản mà cư dân tiến hành thanh toán.
- Nếu số tiền thanh toán lớn hơn so với khoản nợ của cư dân, khoản dư sẽ được chuyển đến tín dụng của cư dân đó. Trên màn hình quản lý, số dư còn lại cũng sẽ được ghi nhận và hiển thị.
- Nếu số tiền thanh toán thấp hơn so với khoản nợ của cư dân, số tiền đó sẽ được tự động chuyển đến ví tín dụng. Sau đó sẽ cấn trừ trước những loại phí theo yêu cầu của cư dân. Khoản phí còn thiếu lại sẽ được quản lý gửi thông báo thanh toán phí cho cư dân. Trên màn hình quản lý, số dư sẽ được ghi nhận lại dưới dạng âm.