Luồng Đăng Ký Xe Mới

1. Bối Cảnh Tính Năng

• Đối với phí gửi xe, thông thường Ban Quản Lý (BQL) sẽ chốt danh sách xe đầu tháng và tạo phí xe cho kỳ phí hiện tại (thu phí trước).

• Một số tình huống có thể xảy ra:

  • TH1: Ngưng (Hủy) dịch vụ gửi xe – Cư dân thông báo ngừng sử dụng dịch vụ gửi xe.

  • TH2: Đăng ký thêm phương tiện (xe) sau khi kỳ phí đã được tạo/gửi thông báo phí (TBP) đến cư dân.

• Trong các trường hợp này, BQL cần điều chỉnh phí phù hợp cho từng căn hộ để đảm bảo tính chính xác khi thu phí.

2. Mô Tả Nghiệp Vụ

TH1: Ngưng Dịch Vụ (Hủy Xe)

• Cư dân thông báo với BQL về việc ngừng gửi xe.

• BQL cập nhật danh sách xe và điều chỉnh phí theo chính sách hiện hành.

Cư dân thông báo với BQL về việc ngừng gửi xe. 

BQL cập nhật danh sách xe và điều chỉnh phí theo chính sách hiện hành. 

Bước 1: Bật tính phí xe ½ tháng 

“Dự án” >> “Dự án” >> “Chỉnh sửa” >> “Quản lý phí” >> “Phí xe” >> Tại mục “Ngày sử dụng” >> Bật “Gói ½ tháng” >> “Lưu” 

Bước 2: “Xe” >> “Danh sách xe” >> Tại xe cần hủy >> Nhập ngày hủy >> “Chắc chắn” 

Sau khi cập nhật ngày hủy, người dùng tiến hành tạo phí tự động (đúng kỳ ra phí) hoặc tạo phí lẻ (đã qua kỳ ra phí) 

TH2: Đăng Ký Thêm Phương Tiện (Xe) Sau Khi Kỳ Phí Đã Được Gửi TBP

Bước 1: Cư dân đăng ký gửi xe

• Hình thức đăng ký:

  • Trực tiếp tại BQL.

  • Trực tuyến qua ứng dụng PiHome Pro.

Bước 2: BQL xử lý đăng ký

• Duyệt thông tin đăng ký (kiểm tra theo quy định và giấy tờ cần thiết).

• Cập nhật danh sách xe trong hệ thống.

• Tạo và tính phí gửi xe cho tháng đăng ký đầu tiên.

• Gửi thông báo phí (TBP) đến cư dân và thực hiện thu phí theo quy định.

 

---

3. Kết Quả

• Phí xe được tạo chính xác cho phương tiện đăng ký mới.

• Thông báo phí được gửi đến căn hộ (cư dân).

• Cư dân có thể xem phí xe trên ứng dụng PiHome Pro.

Bộ phận kế toán theo dõi việc thu phí và cập nhật vào báo cáo dòng tiền phí xe.

3. Phương án xử lý

TH1: Ngưng Dịch vụ(Huỷ xe)

https://wiki.pihome.asia/huong-dan-su-dung/dieu-chinh-phi-xe

TH2: Căn Hộ sẽ đăng ký thêm phương tiện (xe) sau thời gian kỳ phí đã được tạo/gửi TBP tới cư dân

Quy Trình Đăng Ký Thêm Phương Tiện Sau Khi Đã Gửi Kỳ Phí

1. Cư Dân Đăng Ký Gửi Xe

• Hình thức đăng ký:
  • Đăng ký trực tiếp tại Ban Quản Lý (BQL).
  • Đăng ký qua ứng dụng PiHome Pro.

2. Xác Định Loại Xe & Thiết Lập Phí

• Lưu ý chọn đúng loại xe trong lần đăng ký mới để:
  • Tính phí chính xác.
  • Gửi thông tin phí riêng của xe mới đến cư dân.
  • Xác định phương thức thu phí (thu ngay hoặc thông báo thu sau).
• Tính phí xe tháng hiện tại cho phương tiện vừa đăng ký.
• Thiết lập loại xe, ví dụ:
  • OTODKM (Ô Tô Đăng Ký Mới):
    • Đơn giá áp dụng = Giá trọn tháng.
    • Phí được tách riêng (Tách dòng phí).
    • Cài đặt trạng thái phí phù hợp (bật phí).

* Thêm loại xe: Tại phân hệ Quản lý >> “Dự án” >> “Dự án” >> “Chỉnh sửa” >> “Quản lý phí” >> “Phí xe” >> Thêm loại xe >> “Lưu"

3. BQL Xử Lý Đăng Ký

• Duyệt thông tin phiếu đăng ký (cả online và offline).
• Kiểm tra thông tin đăng ký: Đối chiếu với quy định và các giấy tờ bắt buộc.
• Nhập thông tin xe & duyệt đăng ký:
  • Cập nhật phương tiện vào danh sách xe trong hệ thống.
  • Thiết lập thông tin loại xe tương ứng mức phí xe (Theo mục Cài đặt phí xe).

* Duyệt xe đăng ký: Tại phân hệ Quản lý >> “Xe” >> “Duyệt xe” >> Tại thông tin xe cần duyệt >> Nhấn dấu tích xanh để duyệt

* Chỉnh sửa thông tin xe: “Xe” >> “Danh sách xe” >> Tại dòng xe cần chỉnh sửa >> Chỉnh sửa >> Nhập thông tin cần chỉnh (lưu ý: loại xe phải chỉnh về loại xe vừa tạo ở mục 2) >> “Lưu”

4. Tạo & Duyệt Phí Gửi Xe

• Khi tạo phí, cần lưu ý:
  • Tạo phí lẻ cho xe mới.

“Chi tiết phí” >> “Phí xe” >> “Tạo phí gửi xe” >> Điền thông tin căn hộ cần vừa thêm xe (Lưu ý: xóa những xe đã ra phí trước đó) >> “Lưu”

• Duyệt phí và gửi thông báo thanh toán (TBP) đến cư dân.
• Nếu tách phí riêng, cần chọn đúng dòng phí để gửi thông báo.

* Duyệt phí: Tại màn hình “Danh sách phí gửi xe” >> “Duyệt phí nhanh”