Quản Lý Phiếu Nhập Xuất
1) Khái quát chức năng
Chức năng Phiếu nhập – Phiếu xuất nằm trong nhóm tính năng Vật tư – Kho (Phân hệ Vận hành), được sử dụng để quản lý toàn bộ quy trình xuất – nhập vật tư trong hệ thống.
Chức năng này giúp người dùng:
- Quản lý thống nhất tất cả các phiếu nhập kho và phiếu xuất kho của đơn vị.
- Ghi nhận chi tiết các giao dịch vật tư phát sinh, bao gồm: loại vật tư, số lượng, người lập, người duyệt, ngày thực hiện,…
- Hỗ trợ cập nhật tự động số lượng tồn kho thực tế theo từng nhóm vật tư.
- Giúp bộ phận vận hành, kế toán kho, ban quản lý theo dõi biến động kho minh bạch, giảm sai sót và nâng cao hiệu quả quản trị vật tư.
2) Tạo Phiếu nhập kho
2.1. Mục đích
Phiếu nhập kho được sử dụng khi: Bổ sung vật tư mới từ nhà cung cấp, Nhập vật tư hoàn trả từ bộ phận sử dụng, Hoặc ghi nhận các trường hợp điều chỉnh tăng kho.
2.2. Quy trình thực hiện
Bước 1: Truy cập phân hệ Vận hành → Từ menu bên trái chọn “Vật tư – Kho” → “Phiếu nhập xuất”. Màn hình danh sách phiếu nhập xuất hiển thị. Nhấn nút “Tạo phiếu nhập kho” ở góc phải màn hình. Màn hình sẽ chuyển sang giao diện “Tạo phiếu nhập kho”.
Màn hình quản lý danh sách phiếu nhập xuất
Bước 2: Nhập thông tin của phiếu. Bao gồm các trường sau:
Bảng thông tin phiếu nhập kho
|
Thuộc tính |
Mô tả |
|
Theo đề xuất số |
Ghi nhận mã đề xuất hoặc yêu cầu nhập kho liên quan (nếu có). |
|
Kho |
Chọn kho chứa vật tư. Nếu không chọn, hệ thống tự động sử dụng kho mặc định. Nguồn dữ liệu: được tạo từ phân hệ “Vận hành” → “Vật tư - Kho” → “Kho” |
|
Ngày thực nhập |
Nếu không nhập, hệ thống sẽ sử dụng ngày hiện tại. |
|
Mô tả |
Ghi chú mô tả ngắn gọn về lý do nhập kho, nhà cung cấp hoặc thông tin liên quan. |
|
Nhóm vật tư (*) |
Người dùng chọn 1 nhóm từ danh sách nhóm vật tư đã được cài đặt ở mục “Nhóm vật tư”. Nguồn dữ liệu: được tạo từ phân hệ “Vận hành” → “Vật tư - Kho” → “Nhóm vật tư” |
|
Vật tư (*) |
Loại vật tư cụ thể cần nhập (bắt buộc chọn). Nguồn dữ liệu: được tạo từ phân hệ “Vận hành” → “Vật tư - Kho” → “Danh mục vật tư” |
|
Số lượng (*) |
- Mặc định là 1 đối với vật tư cố định hữu hình/vô hình, vật tư thay thế hoặc công cụ dụng cụ (không chỉnh sửa được).
- Với vật tư tiêu hao, người dùng có thể điều chỉnh số lượng (bao gồm số thập phân). |
|
Mã barcode (*) |
Có hai cách nhập:
|
Lưu ý: Các trường có dấu * là bắt buộc.
Sau khi nhập xong thông tin, bấm “Thêm” để đưa vật tư vào danh sách nhập. Người dùng có thể thêm nhiều dòng vật tư khác nhau trong cùng một phiếu.
Màn hình tạo phiếu nhập kho
Bước 3: Kiểm tra lại danh sách vật tư và số lượng nhập. Nhấn “Tạo” để hoàn tất. Nếu muốn hủy thao tác, nhấn “Hủy”.
Màn hình quản lý danh sách phiếu nhập kho
Bước 4: Phiếu nhập kho mới được tạo thành công và hiện tại danh sách Phiếu nhập xuất. Trạng thái mặc định sau khi tạo là “Chờ duyệt”.
Màn hình quản lý danh sách phiếu nhập kho
Người có quyền duyệt có thể:
- Mở lại phiếu (Icon con mắt), xem và kiểm tra thông tin phiếu nhập.
Thông tin chi tiết phí nhập
- Nhấn “Duyệt” (Icon dấu tích) để xác nhận nhập kho.
- Hoặc nhấn “Xóa” (Icon thùng rác) nếu phiếu bị nhập sai hoặc không hợp lệ.
Kết quả
Những phiếu nhập kho được duyệt thành công, hệ thống sẽ chuyển vật tư vào danh sách “Vật tư” và đồng thời cập nhật số lượng “Tồn kho” theo nhóm vật tư tương ứng.
Màn hình danh sách vật tư
3) Tạo phiếu xuất kho
3.1. Mục đích
Phiếu xuất kho được sử dụng trong các trường hợp:
- Cấp phát vật tư cho bộ phận sử dụng nội bộ.
- Xuất vật tư để sửa chữa, bảo trì, hoặc thay thế.
- Xuất vật tư tiêu hao.
- Xuất vật tư phục vụ thanh lý, chuyển kho, hoặc điều chỉnh giảm kho.
3.2. Quy trình thực hiện
Bước 1: Truy cập phân hệ Vận hành → Từ menu bên trái chọn “Vật tư – Kho” → “Phiếu nhập xuất”. Màn hình danh sách phiếu nhập xuất hiển thị. Nhấn nút “Tạo phiếu xuất kho” ở góc phải màn hình. Màn hình sẽ chuyển sang giao diện “Tạo phiếu xuất kho”.
Màn hình quản lý danh sách phiếu nhập xuất
Bước 2: Nhập thông tin của phiếu. Bao gồm các trường sau:
Bảng thông tin phiếu xuất kho
|
Thuộc tính |
Mô tả |
|
Theo đề xuất số |
Nhập mã đề xuất hoặc phiếu yêu cầu xuất kho nếu có. |
|
Mục đích |
Lý do xuất kho (Hệ thống có 4 mục đích bao gồm: sử dụng, tái sử dụng, thanh lý, hủy bỏ).
- Giao diện mục đích “Sử dụng” hoặc “Tái sử dụng”: Cho phép người dùng chọn chính xác tài sản cần thêm vật tư. Đồng thời chuyển vật tư đó vào trạng thái “Đang sử dụng” hoặc”Tái sử dụng”.
- Giao diện mục đích “Thanh lý” và “Hủy bỏ” không có sự thay đổi. |
|
Ngày thực xuất |
Nếu bỏ trống, hệ thống mặc định là ngày hiện tại. |
|
Mô tả |
Ghi chú chi tiết hoặc diễn giải mục đích xuất kho. |
|
Số lượng (tùy chọn) |
Trường “Số lượng” sẽ xuất hiện khi nhập mã vật tư thuộc loại vật tư tiêu hao. Nhập số lượng vật tư cần xuất. Hệ thống sẽ đối chiếu với tồn kho thực tế.
Đối với các loại vật tư còn lại (vật tư cố định hữu hình/vô hình, vật tư thay thế hoặc công cụ dụng cụ) mặc định với số lượng xuất là 1 và không hiện trường “Số lượng”. |
|
Mã barcode (*) |
Nhập mã barcode của vật tư. Sau khi nhập mỗi mã, bấm “Thêm” để thêm dòng mới.
|
Lưu ý: Các trường có dấu * là bắt buộc.
Bước 3: Nhập thông tin của phiếu sau đó nhấn “Tạo”. Người dùng có thể nhấn “Hủy” để hủy thao tác đang thực hiện.
Màn hình tạo phiếu xuất kho
Phiếu mới sẽ có trạng thái “Chờ duyệt”. Người duyệt có thể:
- Mở lại phiếu (Icon con mắt), xem và kiểm tra thông tin phiếu xuất.
Thông tin chi tiết phí xuất
- Nhấn “Duyệt” (Icon dấu tích) để xác nhận xuất vật tư khỏi kho.
- Hoặc nhấn “Xóa” (Icon thùng rác) nếu phiếu bị sai hoặc không hợp lệ.
Màn hình quản lý danh sách phiếu nhập xuất
Kết quả
Những phiếu xuất vật tư được duyệt thành công, dựa vào mục đích sử dụng mà người dùng chọn, hệ thống sẽ chuyển vật tư vào từng nơi tương ứng. Mục đích:
- Sử dụng:
Màn hình danh sách vật tư
- Tái sử dụng:
Màn hình chi tiết tài sản
- Thanh lý:
Màn hình danh sách vật tư
- Hủy bỏ: sẽ loại bỏ vật tư ra khỏi hệ thống.
Ngày cập nhật: 07/11/2025