CÀI ĐẶT KẾ HOẠCH

Nhóm

Thuộc tính

Mô tả

Thông tin chung

Tên công việc (*)

Tiêu đề công việc. Nên ngắn gọn, dễ tìm kiếm.

Loại công việc (*)

Có 3 loại công việc: Đề xuất, check list, bảo dưỡng.

Tick vào mỗi loại công việc khác nhau sẽ hiển thị các trường thông tin tương ứng.

Nhóm công việc (*)

Dùng để phân loại nghiệp vụ, giúp lọc báo cáo và quản lý KPI theo nhóm.

Được thiết lập tại phân hệ quản trị (Quản trị => Cài đặt => Thêm mới => Nhóm công việc)

Yêu cầu xác nhận

Khi BQL bật, sau khi nhân viên báo cáo hoàn thành, hệ thống yêu cầu cấp quản lý xác nhận lần cuối.

Thông tin sau khi chọn: Tên người xác nhận – ngày giờ xác nhận.

Yêu cầu báo cáo bằng hình ảnh

Bật/tắt yêu cầu ảnh minh chứng khi báo cáo. Khi Bật, người thực hiện phải đính kèm ảnh khi làm nhiệm vụ (tối thiểu 1 ảnh 1 nhiệm vụ).

Loại phê duyệt

Dành cho loại công việc “Đề xuất”.

Chọn từ danh sách quản lý phê duyệt đã được thiết lập.

Mô phỏng quy trình thực tế: Nhân viên tạo đề xuất => Chọn quy trình phê duyệt do A, B, C chịu trách nhiệm phê duyệt =>Hệ thống gửi thông báo “Đề xuất … đang chờ bạn phê duyệt” đến A, B, C trong app PiWorks => A, B, C tiến hành phê duyệt.

Thời gian thực hiện

Giờ bắt đầu (*)

Giờ bắt đầu cho phép nhân viên tiến hành thực hiện công việc (Bắt đầu tính KPI từ đây đến hết “Giờ thực hiện”).

Ngày bắt đầu

KHÔNG CẦN CHỌN NGÀY BẮT ĐẦU TẠI ĐÂY. 

VÌ NGÀY BẮT ĐẦU SẼ ĐƯỢC CHỌN KHI “LẬP KẾ HOẠCH”.

Nhập số giờ thực hiện (*)

Thời lượng dự kiến (giờ). Hệ thống dựa vào thời gian này để đánh giá KPI cho từng nhân sự.

Số lần lặp lại

Dành cho loại công việc là “Checklist và “Bảo dưỡng”.

Nếu số lặp lại = 0 (mặc định): Không giới hạn số lần lặp lại.

Nếu nhập số ≥ 0: Hệ thống sinh ra kế hoạch đến số lượng này, rồi dừng. 

Số lần lặp lại tối đa trong ngày

Dành cho loại công việc là “Checklist và “Bảo dưỡng”.

Chọn số lượng ca làm việc cho công việc này. Nếu không chọn thì mặc định số ca làm việc sẽ là 1.

Ví dụ: Nếu chọn số lần lặp lại là 2 => Sinh ra 2 công việc. Đặt tên và giờ bắt đầu cho từng ca.

Loại lặp lại (*)

Dành cho loại công việc là “Checklist và “Bảo dưỡng”.

Chọn chu kỳ sinh công việc: Hằng ngày, Hằng tuần, Hằng tháng. Đây là công thức sinh công việc định kỳ.

Thông tin người phụ trách

Chọn phòng ban (*)

Đơn vị phụ trách (ví dụ: Bộ phận Kỹ thuật, kế toán…).

Phụ trách chính

Người phụ trách chính của công việc. Nhận trách nhiệm thực hiện và báo cáo.

Lưu ý:

– Đối với loại công việc “Đề xuất” và “Bảo dưỡng”: Chọn MỘT nhân sự – Hệ thống sẽ sinh ra 1 công việc duy nhất cho người phụ trách chính và hỗ trợ (nếu có)

– Đối với loại công việc “Check list”: Có thể chọn MỘT hoặc NHIỀU nhân sự – Mỗi người phụ trách chính sẽ được tạo 1 công việc riêng.

Hỗ trợ

Chọn nhân sự hỗ trợ, cùng thực hiện công việc với người phụ trách chính.

BQL có thể tùy chỉnh người hỗ trợ cho từng nhiệm vụ con. 

Người xác nhận

Hiển thị khi BQL tích vào ô “Yêu cầu xác nhận”.

Là người xác nhận cuối cùng sau khi nhân viên báo cáo.

Thuộc tính

Mô tả

Hạng mục 

cần báo cáo (*)

Nguồn dữ liệu từ phần Hạng mục cần báo cáo đã cấu hình ở “Yêu cầu báo cáo”. 

Lưu ý: Ít nhất phải có một hoặc nhiều hạng mục báo cáo cho 1 nhiệm vụ con.

Tên nhiệm vụ (*)

Tiêu đề nhiệm vụ con, rõ ràng.

Người phụ trách (*)

Quy tắc: Người phụ trách chính luôn xuất hiện trong tất cả nhiệm vụ con. Người hỗ trợ được phân riêng cho từng nhiệm vụ con, không bắt buộc giống nhau.

Mô phỏng thực tế: 

– Có 2 nhiệm vụ con (NV1, NV2).

– Phụ trách chính: A → A có trong NV1 và NV2.

– Hỗ trợ: B, C → có thể linh hoạt gán: 

• NV1: A + B 
• NV2: A + C 
• Hoặc NV1 & NV2 đều gán A + B + C tùy nhu cầu.

STT (*)

Số thứ tự của nhiệm vụ trong danh sách. Khuyến khích nhập STT tăng dần, để tránh thứ tự nhiệm vụ bị thay đổi.