Tạo Phí
1) Khái quát chức năng
Tạo phí là tính năng cho phép người dùng tạo phí hàng loạt. Khi thao tác “Tạo phí” thành công, hệ thống sẽ tự động gửi thông tin về các khoản phí tương ứng với từng căn hộ đến cư dân. Việc thực hiện thao tác “Tạo phí” hàng loạt sẽ giúp người dùng tối ưu hóa trong việc gửi thông báo phí đến cư dân nhưng vẫn đảm bảo được độ chính xác của thông tin.
2) Quy trình Tạo phí và Duyệt phí
Tạo phí
a) Tại màn hình Quản lý
Để bắt đầu sử dụng tính năng Tạo phí bạn cần đăng nhập vào Pihome và thực hiện theo những bước sau:
Bước 1: Tại menu Quản lý >> Chọn “Phí”.
Màn hình dashboard.
Bước 2: Tại header của trang >> Chọn “Tạo phí” >> Chọn “Tạo phí tự động”.
Màn hình danh sách phí quản lý.
Màn hình tạo phí.
Bước 3: Nhập thông tin tạo phí tự động bao gồm:
Mô tả dữ liệu |
|
Tháng tính phí |
Chọn tháng tính phí. |
Loại phí |
Chọn loại phí. |
Thuế, phí |
Chọn thuế, phí (nếu có) |
Màn hình tạo phí tự động.
Lưu ý: Khi tạo phí phải chọn “Bao gồm phí chưa bàn giao” để ra đủ phí trọn gói của căn hộ (khi ngày bàn giao của căn hộ đó không phải là đầu tháng).
Bước 4: Sau khi nhập đầy đủ thông tin >> Bấm nút “Tạo” để hoàn tất hoặc bấm nút “Hủy” để hủy bỏ thao tác.
Màn hình tạo phí tự động.
3) Kết quả sau khi Tạo phí
Tại màn hình sẽ xuất hiện thông báo “Tiến trình tạo phí tự động đã được khởi tạo thành công, vui lòng đợi và kiểm tra ở danh sách phí sau vài phút” và tại màn hình “Lịch sử tạo phí tự động” sẽ xuất hiện một dòng thông tin về phí vừa được tạo.
Màn hình tạo phí tự động thành công
4) Duyệt phí
TH1: Duyệt phí nhanh
Bước 1: Tại menu Quản lý >> “Phí” >> “Duyệt phí nhanh”
Màn hình phí
Bước 2: Người dùng có thể chọn “Đồng ý” để duyệt phí hoặc “Hủy” để hủy thao tác. Sau khi chọn “Đồng ý”, toàn bộ phí trên danh sách sẽ được duyệt.
Màn hình duyệt phí
TH2: Duyệt từng hộ
Bước 1: Tại menu Quản lý >> “Phí” >> Chọn căn hộ muốn duyệt >> “Duyệt phí”
Màn hình phí
Bước 2: Người dùng có thể chọn “Đồng ý” để duyệt phí hoặc “Hủy”
Màn hình duyệt phí
Tạo phí hàng loạt
Tính năng tạo phí hàng loạt chỉ áp dụng cho những trường hợp thu đúng số tiền của tất cả căn hộ. Nếu có căn hộ đóng dư/thiếu số tiền cần đóng sẽ không thể sử dụng tính năng này.
Bước 1: Tại phân hệ Quản lý >> “Phí” >> “Tạo phí” >> “Tạo phí tự động”
Bước 2: Điền thông tin tạo phí >> “Tạo” >>
Thông tin tạo phí:
-
Tháng tính phí: tháng tính phí của loại phí cần tạo (thường chỉ số điện/nước sẽ lùi 1 tháng)
-
Tòa nhà: chọn tòa nhà cần tạo phí, có thể chọn nhiều tòa
-
Căn hộ: để trống (nếu tạo tất cả căn hộ thuộc tòa nhà đã chọn)
-
Loại phí: chọn loại phí cần tạo
-
Phụ phí/Thuế, phí: chọn phụ phí (nếu có)
-
Bao gồm phí không đồng: tích chọn nếu cho phép tạo những dòng phí 0đ của căn hộ
-
Bao gồm căn hộ chưa bàn giao: tạo phí cho cả những căn hộ chưa bàn giao
Màn hình tạo phí hàng loạt
Kết quả:
Sau khi tạo phí hàng loạt >> Hiển thị lịch sử đã tạo
Người dùng vào xem từng loại phí sẽ hiển thị các dòng phí được tạo ra
b) Tại app cư dân
Sau khi "Tạo phí" thành công hệ thống cũng tự động gửi thông báo đến app cư dân. Lúc này app cư dân sẽ xuất hiện thông báo về các khoản phí cần thanh toán. Để xem chi tiết thông tin các khoản phí này cư dân tiến hành thao tác sau:
Bước 1: Tại màn hình chính app cư dân >> chọn "Hóa đơn"
Màn hình chính app cư dân
Bước 2: Tại đây người dùng nhấn vào "chưa thanh toán" để xem những khoản phí cần thanh toán
Màn hình hóa đơn tại app cư dân
(Tại đây cư dân có thể tiến hành (nếu cần) bằng cách nhấn vào nút "Thanh toán" phí dưới màn hình)
Lưu ý quan trọng
- Tất cả các thông số dùng làm căn cứ để tính phí (diện tích căn hộ, số lượng dịch vụ sử dụng,...) được lấy dựa trên dữ liệu tại thời điểm thực hiện thao tác tạo phí.
- Số liệu phí này sau khi tạo sẽ không thể thay đổi trong bất kỳ hoàn cảnh nào.
- Để thực hiện thay đổi thông tin về phí (nếu có) cần thực hiện xóa phí cũ và tạo lại phí mới.
Ví dụ:
Vào ngày 01/01/2023: căn hộ A có dữ liệu diện tích là 13,56 (mét vuông), tài khoản được cấp quyền thực hiện tạo phí (cho tháng 12/2023) và thông báo phí, phí quản lý của căn hộ A sẽ được tính như sau:
[Số tiền phí quản lý] = 13,56 x [Giá phí quản lý (tính theo mét vuông)]
Sau đó, vào ngày 08/01/2023: tài khoản được cấp quyền thực hiện chỉnh sửa dữ liệu diện tích căn hộ A thành 15,5 (mét vuông). Số phí đã tính vào tháng 12/2023 của căn hộ A sẽ không thay đổi.
Tiếp theo, vào ngày 01/02/2023: tài khoản được cấp quyền thực hiện tạo phí (cho tháng 1/2023) và thông báo phí, phí quản lý của căn hộ A sẽ được tính như sau:
[Số tiền phí quản lý] = 15,5 x [Giá phí quản lý (tính theo mét vuông)]