Quản lý thông tin xe

a. Tạo xe

Trước khi tạo xe mới cần kiểm tra cư dân đã có dữ liệu trên hệ thống chưa, căn hộ cư dân ở và thông tin của cư dân (nếu chưa có thì cần tạo dữ liệu dân trước)

Từ thanh Menu → chọn mục Quản lý xe → Tạo mới
Nhập các thông tin của xe:

+ Thông tin khách hàng: thuộc chung cư, block, căn hộ và chọn tên chủ sở hữu xe.

+ Thông tin phương tiện: chọn Loại xe, nhập Biển số, Ngày đăng ký gửi xe (bắt buộc) và các thông tin khác.

Sau đó → Lưu

b. Sửa thông tin xe

Từ thanh Menu, chọn Quản lý xe → lọc chọn xe theo tên chung cư, tên block, số căn hộ/mã căn hộ, biển số…
Chọn thao tác Sửa phía cuối dòng xe cần sửa. Lưu ý không sửa thông tin biển số xe khi xe đã từng được tính phí. (trường hợp xe thay đổi biển số hoặc xe chuyển từ căn hộ này sang căn hộ khác được hướng dẫn bên dưới

c. Xóa dữ liệu xe (trường hợp nhập sai/thừa xe trong khi nhập dữ liệu xe ban đầu của căn hộ)

Từ thanh Menu, chọn Quản lý xe → lọc chọn xe theo tên chung cư, tên block, số căn hộ, biển số…
Chọn thao tác Xóa phía cuối dòng xe cần xóa.

Trong các trường hợp khác, không thực hiện xóa xe mà chỉ nhập Ngày ngừng đăng ký xe để hệ thống lưu lịch sử thu phí xe.

d. Trường hợp xe thay đổi biển số (cùng 1 xe nhưng thay đổi biển số)

Nếu biển số được thay từ đầu tháng, thì người dùng làm các bước sau:

+ Ngừng đăng ký xe có biển số cũ: Từ thanh Menu, chọn Quản lý xe → lọc chọn xe cần đổi biển số → thao tác sửa thông tin xe: nhập ngày ngừng đăng ký xe là ngày cuối tháng trước → Lưu.

+ Tạo một xe mới có biển số là biển số mới trong căn hộ đó: Tạo mới xe → nhập biển số mới trong thông tin phương tiện, nhập ngày đăng ký là ngày đầu tháng sau → Lưu.

+ Việc tạo phí gửi xe cho xe vẫn diễn ra như bình thường. Phí tháng sau sẽ được tạo cho xe với biển số mới.

Nếu biển số được thay từ giữa tháng

+ Ngừng đăng ký xe có biển số cũ: Từ thanh Menu, chọn Quản lý xe → lọc chọn xe cần đổi biển số → thao tác sửa thông tin xe: nhập ngày ngừng đăng ký xe → Lưu.

+ Nhập lại phí gửi xe đúng cho xe biển số cũ tính từ đầu tháng đến ngày ngừng đăng ký: Từ thanh Menu → mục Phí → chọn mục Phí gửi xe → lọc xe có biển số cũ (theo chung cư, block, căn hộ, tháng tính phí) → Chọn thao tác Sửa → Nhập lại phần phí Phát sinh trong kỳ → Lưu thông tin. (1)

+ Tạo một xe mới có biển số là biển số mới trong căn hộ đó: Tạo mới xe → nhập biển số mới trong thông tin phương tiện, nhập ngày đăng ký – ngày bắt đầu tính phí với biển số mới → Lưu thông tin.

+ Tạo thêm phí gửi xe cho xe biển số mới tính từ ngày đăng ký đến hết tháng: Từ thanh Menu → mục Phí → chọn mục Phí gửi xe → Tạo mới: Chọn chung cư, block, căn hộ có xe đó → Nhập phí Phát sinh trong kỳ → Lưu.(2)

+ Người dùng cập nhật lại trạng thái thanh toán các phí này (1)(2) dựa trên tình trạng đóng phí thực tế của dân.

e. Trường hợp chuyển xe của cư dân từ căn hộ này sang căn hộ khác trong chung cư

Nếu cư dân chuyển từ đầu tháng sau

+ Ngừng đăng ký xe tại căn hộ cũ: Từ thanh Menu, chọn Quản lý xe → lọc chọn xe cần chuyển thao tác sửa thông tin xe: nhập ngày ngừng đăng ký xe là ngày cuối tháng trước.

+ Tạo lại xe trong căn hộ mới: Từ thanh Menu, chọn Quản lý xe → Tạo mới: nhập các thông tin xe trong căn hộ mới, nhập ngày đăng ký là ngày đầu tháng sau.

+ Việc tạo phí gửi xe cho xe vẫn diễn ra như bình thường. Phí tháng sau sẽ được tạo cho xe tại căn hộ mới.

Nếu cư dân chuyển giữa tháng

+ Ngừng đăng ký xe tại căn hộ cũ, Từ thanh Menu, chọn Quản lý xe → lọc chọn xe cần chuyển thao tác sửa thông tin xe: nhập ngày ngừng đăng ký xe → Lưu.

+ Nhập lại phí gửi xe đúng cho xe tại căn hộ cũ tính từ đầu tháng đến ngày ngừng đăng ký: Từ thanh Menu → mục Phí → chọn mục Phí gửi xe → lọc xe (theo chung cư, block, căn hộ, tháng tính phí) → Chọn thao tác Sửa → Nhập lại phần phí Phát sinh trong kỳ → Lưu thông tin. (1)

+ Tạo lại xe trong căn hộ mới: Từ thanh Menu, chọn Quản lý xe → Tạo mới: nhập các thông tin xe trong căn hộ mới, nhập ngày đăng ký - ngày bắt đầu tính phí cho căn hộ mới → Lưu thông tin.

+ Tạo thêm phí gửi xe cho xe vừa tạo tính từ ngày đăng ký đến hết tháng: Từ thanh Menu → mục Phí → chọn mục Phí gửi xe → Tạo mới: Chọn chung cư, block, căn hộ có xe đó → Nhập phí Phát sinh trong kỳ → Lưu.(2)

+ Người dùng cập nhật lại trạng thái thanh toán các phí này (1)(2) dựa trên tình trạng đóng phí thực tế của dân.

f. Xuất dữ liệu xe

Từ thanh Menu → chọn Quản lý xe → Lọc chọn dữ liệu xe muốn xuất theo chung cư, tòa nhà (block), căn hộ, loại xe, ngày đăng ký…→ Export.